Buku Sukses Berkomunikasi

                  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

Hanya karena seseorang berkata dia mengerti bukan berarti dia benar paham. Sejumlah orang merasa memahami apa yang dituturkan kepada mereka dan mereka menanggapi dengan berkata mereka mengerti. Akan tetapi karena interpretasi mereka bisa jadi berbeda dengan interpretasi orang yang memberikan informasi, sama sekali tidak ada pemahaman yang sebenarnya. Orang memahami sebagian dari yang dikomunikasikan dan berasumsi bahwa mereka memahami keseluruhan 

Rencanakan apa yang akan dikatakan:

1. Ketahui topiknya

a. Pelajari topiknya sebanyak mungkin, ketahui 10 kali lebih banyak daripada yang diperlukan untuk presentasi

b. Persiapkan catatan mengenai kelebihan dan kekurangan pembelian, solusi, serta hal lain yang diusulkan

c. Entah menyampaikan laporan ini kepada seseorang (atasan), atau sekelompok manajer atau spesialis teknis, persiapkan diri menjawab pertanyaan tentang (topik apa yang mungkin muncul)

2. Ketahui pendengar

Mereka yang diyakinkan di luar kehendak mereka tidak akan mengubah pendapat mereka

3. Berbicara dengan jelas

4. Bahasa Tubuh

Penelitian pakar sosiolinguistik mengenai komunikasi 4 mata menunjukkan hanya 7& yang disampaikan dari satu orang kepada orang lain yang diekspreksikan dengan kata terucap. Sekitar 38% dari arti pesan dikirmkan melalui karakteristik vokal, nada suara, penekanan, dan sebagainya serta sebesar 55% dari total persen dikomunikasikan melalui sinyal viusal yang diklasifikasikan sebagai bahasa tubuh 

5. Postur

Postur yang baik atau buruk dapat terlihat bahkan dari kejauhan dan langsung dicerna oleh otak emosional pendengar. Postur adalah petunjuk yang lebih halus dibandingkan petunjuk nonverbal lainnya karena melibatkan seluruh tubuh. Dalam ekspreksi wajah, senyum adalah ekspreksi yang paling berpengaruh. Jangan mencoba senyum hangat dengan otot rahang. Senyum yang menyakinkan menggunakan seluruh wajah dan terjadi secara spontan saat memproses pikiran positif tentang interaksi yang dialami

Saat tersenyum kepada orang lain, memberitahu mereka dengan halus bahwa menyukai mereka, mereka akan menangkap maksud dan akan lebih menyukai, coba biasakan diri tersenyum, tidak akan rugi

6. Kontak mata

Tatapan mata kepada pendengar menunjukkan kepercayaan diri, kejujuran, dan minat terhadap orang itu. Kurangnya kontak mata biasanya diartikan tanda ketkautan, ketidakjujuran, ketidaksukaan, dan kebosanan

7. Menggambarkan pesan

Orang menerima informasi dari seluruh pancaindra, ide dan kesan berkembang dari penciuman, pengecapan, dan perasaan, tetapi sebagian besar data yang diproses datang dari pendengaran dan penglihatan, audio dan video. Dengan menerapkan pendekatan simulcast keserentakan pesan pada komunikasi, pesan akan tersampaikan secara lebih efektif. Jangan semata katakan tapi tunjukkan. Orang cenderung mempelajari suatu topik lebih cepat dan mengingatnya lebih lama jika penjelasannya dipadukan dengan gambaran visual

Tujuannya adalah membuat para pendengar, melihat apa yang dilihat, mendengar apa yang didengar, merasakan apa yang dirasakan, rincian yang relevan yang di rajut dalam bahasa yang konkret dan berwarna,  merupakan cara terbaik untuk menciptakan kembali sebuah peristiwa sama seperti saat peristiwa terjadi dan menggambarkannya kepada para pendengar

8. Menciptakan imaji visual melalui telepon

Media yang tidak bisa digunakan dengan bantuan visual adalah telepon. Gambar kata memungkinkan pendengar membayangkan apa yang dikatakan

9. Menggambarkan masa depan

10. Penghalang komunikasi yang jernih

            Penghalang terbentuk di area yang tak kasat mata: asumsi, sikap, dan beban   

            Emosi

A. Periksa asumsi

Saat mendiskusikannya dengan orang lain berasumsi mereka tahu sebanyaj kita, apa yang dikatakan didasarkan pada asumsi bahwa mereka memiliki pengetahuan yang cukup, tetapi belum mereka praktikkan, alhasil tidak memberi mereka informasi yang cukup

B. Berhati – hatilah dengan sikap

      Penghalang komunikasi lainnya adalah sikap pemberi dan penerima pesan. Agar bisa diterima pesan tak hanya harus dipahami tetapi juga diterima oleh penerima pesan. Saat rasa senang tidak terbangun, penerimaan kemungkinan tidak terjadi

C.  Waspadai anggapan awal

      Orang cenderung mendengar apa yang mereka ingin dengar. Pesan yang mereka terima dikacaukan informasi yang sudah mereka terima mengenai topik. Jika informasi yang baru diterima berbeda dari apa yang diharapkan, bisa jadi mereka menolaknya karena menganggap hal itu tidak benar, bukannya benar menyimak pesan baru, bisa jadi mereka lebih mendengarkan apa yang ada dalam benak mereka. Orang harus dilatih untuk terus membuka pikiran. Saat seseorang memberitahu mereka  sesuatu, mereka harus mengerahkan upaya ekstra untuk menyimak dan mengevaluasi informasi baru secara objekif, bukannya memblokir hal itu karena berbeda dengan anggapan awal mereka. Saat berkomunikasi dengan orang lain, cobalah pelajari anggapan awal mereka, kalau mereka orang secara rutin bekerja sama, mungkin akan tahu sudut pandang mereka terhadap hal yang dibahas, saat mengemukakan sudut pandang kepada mereka, pertimbangkan apa yang sudah mereka percaya jika keyakinan mereka berbeda dari keyakinan, bersiaplah berupaya melompati rintangan yang ada

D. Prasangka dan bias – milik kita dan mereka

      Bias yang dimiliki yang mendukung atau merintang seseorang memengaruhi cara menerima pesan mereka, mendengarkan dengan lebih seksama dan lebih cenderung menerima gagasan dari orang yang disukai serta hormati, sebaliknya cenderung tidak menghiraukan masukan orang yang tidak disukai dan menolak gagasan mereka. Persepsi adalah realitas di benak sang penerima pesan, jika persepsi dengan pihak lain sedang berkomunikasi dengan kita tidak sejalan, memiliki tujuan berbeda. Bias juga memengaruhi cara suatu topik diterima. Orang menulikan telinga pada saat sudut pandang yang bertentangan dengan hal yang mereka rasa penting, ada 6 langkah:

    - Sadari bias yang  dimiliki

    - Kenali kenapa kita terus berpegang pada bias

    - Sadari karakteristik yang sama

    - Singkirkan bias yang dimiliki dan pertahanan pikiran yang terbuka

    - Upayakan menerima gagasan orang lain secara objektif

    - Jangan biarkan pengalaman negatif menghidupkan kembali bias yang dimiliki

E.  Sadari kondisi emosional

11. Jalur komunikasi: distorsi antara penyampai dan penerima pesan

Dalam komunikasi, salah satu sumber utama gangguan dan distorsi adalah jalur

yang dilalui oleh pesan yang dikirimkan dari penyampai ke penerima pesan. Dalam banyak organisasi besar, komunikasi harus mengalir melalui jalur komunikasi yang ada. Semakin luas jalur komunikasi yang tersedia, semakin besar kecenderungan adanya distorsi

salah satu cara mengurangi kesulitan ini adalah menggunakan komunikasi tertulis, lebih sulit mendistorsi tulisan walaupun interpretasi dari apa yang tertulis bisa jadi berbeda bagi tiap orang, tulisan memiliki kekurangan tersendiri. Banyak hal tidak bisa atau tidak boleh dikomunikasikan secara tertulis, tulisan menghabiskan waktu untuk hal yang mendesk dan bersifat sementara, komunikasi secara tertulis tidaklah cocok

jika suatu masalah menyangkut kebijakan atau aktivitas, keberadaan jalur komunikasi menjadi penting, penggunaan jalur komunikasi untuk hal itu tak hanya bisa merusak pesan, tetapi juga memperlambat pekerjaan

12. Bersikap terbuka pada masukan

     Aspek paling menantang dalam mengelola citra diri adalah kesulitan memandang diri sendiri seperti orang lain memandang, penelitian menunjukkan bahwa mungkin lebih kritis terhadap diri sendiri dibandingkan orang lain. Pada saat bersamaan, mungkin tidak menyadari sejumlah perilaku negatif yang perlu dikoreksi

     Sejumlah cara mendapatkan sudut pandang yang akurat terhadap citra diri mencakup:

  

- Memandang dan mendengarkan video yang merekam diri sedang bicara di pertemuan

- Melatih cara bicara di depan cermin

- Mencari kritik yang jujur dari rekan terpercaya

- Mengawasi dengan hati – hati reaksi pendengar

Memiliki pelatih untuk membantu mengindentifikasi masalah komunikasi yang dimiliki dan menanggulanginya adalah ide bagus, bantuan untuk bidang ini tersedia di sebagian besar komunitas melalui pelatih bicara profesional atau seminar seperti program High Impact Presentations, yang ditawarkan Dale Carnegie

13. Memberi tugas

      A. Merencanakan penugasan

      Para penyelia tidak meluangkan waktu untuk mempersiapkan penugasan. Mereka tahu apa yang harus dilakukan dan berasumsi yang diperkukan hanya memberi perintah kepada bawahan untuk melakukan tugas akan dilakukan dengan baik. Perencanaan diawali dengan memiliki konsep yang jelas tentang apa yang harus dicapai. Bagian yang sangat penting dalam perencanaan adalah menentukan siapa yang akan diberi tugas

   B. Mengkomunikasikan tugas

        Penyelia harus menyaksikan diri bahwa bawahannya memahami dan menerima intruksi yang diberikan

   C. Mendapatkan rencana kegiatan

       Mempersiapkan rencana kegiatan, sebelum memulai pekerjaan, hal ini mencakup apa yang harus dilakukan, kapan hal itu dijadwalkan untuk dilakukan, dukungan apa yang mungkin dibutuhkan

  D. Menindaklanjuti

       Tak peduli seberapa baik suatu tugas direncanakan, penyelia wajib menindaklanjuti secara berkala untuk memastikan tugas berjalan sesuai rencana. Tindak lanjut harus dilakukan dengan sikap partisipatif, tindak lanjut harus disertakan dalam rencana kerja, jika bawahan yang mengembangkan rencana, sejumlah titik pemeriksaan harus disertakan selama proyek berlangsung

14. Menanamkan diplomasi dan kebijaksanaan

     Cara berkomunikasi dapat merangsang emosi positif atau negatif.  Jika berkomunikasi dengan agresif, tanpa rasa hormat atau kepekaan, emosi penuh pembelaan diri dan amarah bisa mencegah orang lain mendengar apa yang disampaikan. Komunikasi dengan diplomasi dan kebijaksanaan adalah pendekatan yang mengkombinasikan kekuatan serta kepekaan dan menjaga emosi. Mengadaptasikan gaya kepada orang yang sedang diajak bicara agar orang itu merasa nyaman. Sebagian besar orang cenderung mengikuti gaya individual dalam berkomunikasi, penelitian terhadap gaya komunikasi secara umum menempatkan orang ke dalam satu dari 4 kategori:

- Gaya ramah: orang ini santai, baik hati, berpusat pada hubungan, ringan tangan dan hangat. Mereka tidak suka berdebat dan mereka mencari masukan positif

- Gaya analitis: orang ini formal, metodis, dan sistematis. Mereka terkesan dengan data dan detail. Mereka memperhatikan bukti secara seksama dan menggunakan hal itu untuk menemukan jawaban serta solusi pada masalah yang sedang dibahas

- Gaya antusias: orang ini demonstratif dan ekspreksif. Mereka senang menggunakan gestur untuk mengutarakan maksud mereka. Mereka lebih memikirkan gambaran besar ketimbang detail yang menjadi perhatian apa yang bisa menguntungkan

- Gaya pragmatis: orang ini berorientasi tujuan dan berfokus pada tujuan yang ingin mereka capai. Walaupun memiliki opini dan sudut pandang yang kuat, mereka bersedia mempertimbangkan opsi lain yang mungkin muncul di hadapan mereka

Komunikator yang diplomatis dan bijak akan:

- Menjalin hubungan berdasarkan gaya komunikasi orang lain

- Menyediakan waktu pada hal yang terasa nyaman bagi individu 

- Menggunakan bahasa yang cocok dengan gaya orang yang mereka ajak berinteraksi

- Memberi perhatian khusus berdasarkan gaya komunikasi seseorang

15. Dapatkan kepercayaan dari orang kita

      Agar bisa menjadi komunikator yang baik, harus mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari orang yang berhubungan dengan kita. Untuk mendapatkannya, harus:

- Memahami minat orang lain dengan melontarkan pertanyaan, mencari tahu apa yang memotivasi, serta membantu belajar dan bertumbuh

- Mendengarkan secara tulus dengan telinga, mata, dan hati, suatu prasangka serta tindakan menghakimi

- Menghargai dan mencari kebaikan dalam perbedaan opini, bias, serta keragaman

- Melibatkan orang lain dalam keputusan, menunjukkan sikap terbuka dan menerima serta bersikap reseptif terhadap ide baru

- Bersedia bernegoisasi dan berkompromi serta menjadi mediator di antara orang yang memiliki sudut pandang berbeda

- Berpikir sebelum bicara, pertimbangkan pendengar, koneksi, dan lingkungan saat memilih kata serta tindakan

- Menggunakan bahasa yang inklusif dan berkomunikasi dengan diplomasi, kebijaksanaan, dan kepekaan

- Berbicara dengan percaya diri, tegas, dan berkarisma, serta memberikan bukti saat menyatakan opini

- Memegang teguh keyakinan dan nilai penting yang tak dapat di negosiasikan

- Menjadi ahli yang rendah hati dan bersedia menerima keahlian orang lain

- Bisa diandalkan, menjaga kepercayaan, memenuhi janji, dan berpegang pada komitmen

- Menjauhi suasana hati yang mudah berubah. Bertindak dengan konsisten, rasional, adil, jujur, dan etis

- Menjadi panutan terbaik yang bertindak profesional dan selalu melakukan apa yang dikatakan

- Menunjukkan rasa percaya kepada orang lain dengan mengungkapkan pikiran dan perasaam secara blakblakkan serta terbuka

- Menjadi sosok yang autentik – menunjukkan keselarasan antara perkataan dan tindakan

- Menjadi sosok yang bisa didekati dan bersedia memberikan dukungan

- Menjadi sosok yang realistis saat mengomunikasikan tujuan dan hasil

- Menjadi pribadi yang bersedia bertanggung jawan dam mengakui kesalahan, kegagalan, serta kejatuhan

- Menghadapi orang lain secara langsung, tidak mengambil bagian dalam gosip dan tidak pernah membicarakan orang di belakang

- Bersedia berbagi kejayaan, membiarkan orang lain mendapat pujian untuk suatu pencapaian

Persiapkan apa yang dikatakan sebelum menyampaikan ide kepada kelompok dan perorangan, bicara dengan jelas dan jernih agar perkataan bisa dipahami dengan mudah, bicara dengan antusias supaya pendengar tidak tertidur, sadar bahasa tubuh, persiapkan diri untuk menanggulangi rintangna yang mengacaukan komunikasi, ketahui dan kendalikan bias yang dimiliki, dalam memberikan tugas, rencakan apa yang dikatakan, komunikasikan dengan jernih kepada orang yang diberi tugas, minta masukan mengenai bagaimana mereka menerima apa yang dikatakan, dan tindak lanjuti untuk memastikan tugas diselesaikan, pastikan apa yang dikomunikasikan tak hanya dipahami, tetapi juga diterima orang lain, selalu bersikap bijak dan diplomatis saat berurusan dengan orang lain

Kemampuan terlibat dalam percakapan yang menarik adalah salah satu aset terbaik yang bisa dimiliki seseorang, kemampuan itu menjadi alat bantu yang sangat baik untuk kesuksesan bisnis dan sosial serta membuat pihak yang terlibat daalm percakapan menjadi lebih senang

Ada  4 cara dan hanya 4 cara, dalam berhubungan dengan dunia. Dievalusi dan digolongkan dalam 4 cara, apa yang kita lakukan, cara memandang, apa yang diucapkan, dan cara mengucapkannya

Percakapan adalah medium untuk mengembangkan kekuasan yang luar biasa akan tetapi bicara tanpa berpikir, tanpa upaya mengekspreksikan diri dengan jelas dan tepat, akan merugikan. Berbasa – basi dan bergosip tidak mengesankan. Percakapan itu bersifat terlalu dalam untuk usaha yang bersifat superfisial tak ada hal lain yang bisa dengan cepat mengindikasikan kebiasaan atau keburukan budaya, cara dibesarkan, selain percakapan, apa yang dikatakan dan cara mengatakannya akan membuka seluruh rahasia, akan memberikan gambaran diri yang sesungguhnya pada dunia

Hal yang membuat seseorang menjadi pembicara: kecerdasan, kekuatan otak, keahlian dalam sutu bidang bisa membantu, tetapi bukan penyebab utama pembicara yang baik merebut perhatian orang lain

Merasa berhadapan dengan sosok yang tulus, bersikap luwes dan adaptasikan diri menghadapi watak yang berbeda

A. Bersikap ramah

   Jika ingin menjadi pembicara yang hangat, harus menanamkan keramah tamahan

Jabat tangan dan sapaan yang hangat akan menciptakan ikatan dan iktikad yang baik. Tanamkan kebiasaan ramah tamah, menemui orang lain dengan sapaan yang hangat dan tulus dengan hati yang terbuka

B. Bukan hanya apa yang dikatakan, tetapi bagaimana cara mengatakannya

    Mengekspresikan diri tidak hanya melalui kata tetapi melalui nada suara, ekspreksi wajah, gerak – gerik dan pembawaan. Bahasa dikaruniakan dengan tujuan membantu mendapatkan pencapaian yang besar

C. Tanamkan kemampuan dalam bercakap

     Sebagian besar tidak cakap dalam percakapan karena tidak menjadikannya sebagai sebuah seni, sebagian besar mengekspresikan diri melalui bahasa yang belepotan karena hal itu mudah dilakukan ketimbang berpikir sebelum membuka mulut, ketimbang berusaha mengekspresikan dirid dengan keanggunan, keluwesan, dan kekuatan. Banyak orang berpikir yang menjadi masalah adalah kemampuan berbicara yang baik. Kemampuan menarik perhatian orang dalam percakapan dan menjaga perhatian adalah sebuah kekuatan. Orang yang memiliki ekspreksi diri yang serampangan. Yang mengetahui sesuatu tidak dapat menuturkannya dengan logis, menarik, atau berwibawa selalu mendapatkan kerugian

Hanya sedikit orang yang benar memikirkan bagaimana mereka akan mengekspresikan diri. Kebanyakan orang menggunakan kata pertama yang menghampirinya , tidak berpikir untuk membentuk kalimat sehingga kalimat memiliki keindahan, keringkasan, transparansi, dan kekuatan. Kata mengalir tanpa menyusunnya

Membaca tulisan tidak hanya melebarkan pemikiran seseorang dan membantunya menciptakan ide baru tetapi juga menambah kosakata seseorang dan menjadi alat bantu yang hebat dalam percakapan. Banyak orang memiliki pemikiran dan ide yang baik, tetapi mereka tidak mengekspreksikannya karena kurangnya kosakata. Mereka tidak memiliki cukup banyak kata untuk membungkus ide mereka dan membuatnya menjadi menarik. Mereka berputar saat berbicara, mengulangi dan mengulangi lagi. Saat mencari sebuah kata untuk menyampaikan maksud mereka, mereka tidak dapat menemukannya. Jika berambisi untuk bicara dengan baik, harus berhubungan dengan orang yang terdidik dan berbudaya. Jika menutup diri, walaupun mungkin lulusan perguruan tinggi akan menjadi pembicara yang buruk

Tidak ada cara lain untuk  menjadi seorang pembicara kecuali secara konstan berusaha mengekspresikan diri sendiri dengan efisien dan elegan

Bisa mendapatkan teman lebih banyak dalam waktu dua bulan dengan menaruh minat kepada orang lain dibandingkan dalam kurun waktu dua tahun berusaha membuat orang lain menaruh minat  kepada anda

D. Benar tertarik kepada orang lain

     Ketidaksabaran kronis adalah karakteristik yang mencolok dari sebagian besar orang. Satu penyebab dalam menurunnya kemampuan percakapan adalah kurangnya empati

E. Bersikap bijaklah

    Orang yang pintar bercakap bukan sosok yang serius berlebihan. Mereka tidak membuat pening dengan detail kecil, statistik dapat terasa melelahkan sehingga mengungkapkannya bersamaan dengan ilustrasi dan anekdot agar maksud dapat tersampaikan. Gairah sudah pasti dibutuhkan. Pembicaraan yang berat terasa membosankan. Namun, berhati – hatilah jika pencapaian terlalu ringan. Percakapan itu memang terasa menyenangkan tetapi mungkin tidak akan membantu meraih tujuan. Untuk menjadi seseorang pembicara yang baik, harus bersikap spontan, bergairah, alami, simpatik, dan harus menunjukkan semangat iktikad baik. Merasakan semangat untuk membantu, dan dengan hati dan jiawa memasuki hal yang menarik minat orang lain. Menarik perhatiaan orang lain dan menjaga perhatian tersebut dengan membuat mereka tertarik dan hanya mmebuat mereka terlalu melalui simpati yang hangat, sebuah simpati yang jujur, jika dingin, menjaga jarak dan tidak simpatik tidak bisa menjaga perhatian mereka. Buka pikiran bersikap toleran. Orang yang melanggar kebaikan, keadilan, dan kejujuran tidak pernah menarik minat orang lain. Menutup erat – erat seluruh pendekatan batin. Percakapan mereka terkesan tidak sungguh seperti robot, dan terasa tanpa kehidupan dan perasaan. Agar dapat menjadi orang sukses dimana saja, kembangkan kekuatan untuk mengekspresikan diri melalui bahasa yang kuat, efektif, dan menarik. Tidak perlu memberitahu apa yang dimiliki kepada orang lain yang tidak dikenal untuk menunjukkan bahwa telah meraih sesuatu. Sikap, semangat, dan kepribadian sangat berkaitan dengan kemampuan percakapan. Impresi yang diberikan akan menjadi faktor dahsyat yang menentukan kesuksesan. Impresi menentukan apa dapat menyakinkan pihak yang diajak komunikasi dan dapat menunjukkan kemampuan kepada mereka

F.   Pelajari dan ingat nama      

Ingat bagi seseorang namanya merupakan bunyi yang paling manis dan paling penting dalam bahasa apapun

Ikuti saran ini:

- Tentukan bagian nama yang mana yang akan digunakan. Orang Amerika biasanya menggunakan nama pertama, jika mereka jauh lebih tua atau memiliki otoritas yang lebih tinggi, baru mereka menggunakan Mr/Ms, kecuali orang tersebut berkata Pakai nama pertama saja, dalam budaya lain selalu menggunakan Mr, Mrs, atau titel Dr, Professor, dan sebagainya kecuali jika orang yang diajak bicara meminta agar tidak menggunakan sapaan formal

- Ciptakan gambar di benak yang berhubungan dengan nama seseorang, jangan dalam kata berpikirlah dengan gambar

- Langsung ulangi nama tersebut dalam percakapan, tetapi jangan mengulanginya secara berlebihan, agar tidak terlihat bersungguh – sungguh, ulangi sekitar sekali dalam 3 sampai 4 menit percakapan berlangsung dan saat kita pergi

- Jika nama tersebut sama atau mirip dengan nama kerabat, teman, atau orang lain yang dikenal, bayangkan orang baru ini dengan orang yang dikenal

- Yang paling penting gunakan nama itu terus – menerus, sampai nama tersebut tertanam dibenak kita

G. Kenali orang lain tersebut

Cara mendapatkan informasi dari orang lain dengan cara melontarkan pertanyaan. Pertanyaan yang dipilih secara baik untuk memberi umpan dan mengalirkan percakapan

Dalam situasi sosial, pertanyaaan mengenai dimana tempat tinggal seseorang, hobi, atau minatnya, keluarga atau kenalan bersama kerap menjadi awal yang baik. Pembuka percakapan lainnya yang baik adalah pertanyaan mengenai seklah atau kuliah, peristiwa yang baru terjadi, atau mengutip komentar yang dilontarkan orang lain dan mengajukan pertanyaan mengenainya

Saat bertemu orang dalam suasana bisnis, pembuka yang baik adalah pertanyaan sehubungan dengan industri dan perusahaan orang, berita yang memengaruhi industri, dan pertanyaan mengenai pekerjaan atau karirnya

H. Gaya percakapan

     Beberapa ciri orang pasif:

- Mereka lebih peduli kepada orang lain sampai seringkali merugikan diri sendiri

- Seringkali mereka mengalami stres, walaupun mungkin tidak terlihat oleh orang lain

- Mereka cenderung memiliki kepercayaan diri yang rendah

- Mereka lebih ingin disukai ketimbang dihormati

- Demi kemajuan orang lain, mereka rela berkorban

- Mereka menghindari konfrontasi

- Mereka bersedia disalahkan daripada menyalahkan orang lain

- Saat tindakan diperlukan, mereka aakn memintanya secara tidak langsung dalam bentuk saran atau keinginan

Orang yang angresif:

- Mereka sangat terpusat pada diri sendiri

- Sering klai mereka mengalami stres

- Mereka kurang percaya diri tetapi tidak mau mengakuinya bahkan kepada diri sendiri

- Mereka biasanya tidak disukai atau dihormati orang lain

- Mereka menjatuhkan orang lain melalui sarkasme atau pernyataam yang menghina

- Mereka berusaha mengandalkan segalanya dan semua orang

- Saat kesalahan atau kegagalan muncul, mereka menyalahkan orang lain dan tidak akan menganggap diri mereka bertanggungjawab

- Mereka senang dan mencari konfrontasi kepada orang yang memiliki pandangan yang berbeda

- Jika mereka berada dalam posisi memiliki kekuasaan, mereka memaksa orang lain mengikutinya

- Mereka kerap menyiksa lawan secara verbal

- Saat tindakan diperlukan, mereka memintanya dalam bentuk tuntutan atau perintah

Komunikator yang efektif mengambil jalan tengah mereka percaya diri dan asertif:

- Mereka membela diri tetapi sensitif terhadap pihak yang mereka ajak bicara

- Jika stres melanda, mereka menghadapinya dan terus bergerak maju

- Mereka memiliki citra diri yang kuat dan positif

- Mereka tidak basa – basi dan jujur

- Mereka mendapatkan rasa hormat dari orang lain

- Mereka menunjukkan apresiasi mereka kepada orang lain

- Mereka bertanggung jawab atas kesalahan dan kegagalan mereka dan berharap orang lain juga melakukan hal yang sama

- Mereka tidak mencari konfrontasi. Jika orang lain tidak setuju mereka akan berusah mengubah pandangan orang lain tersebut melalui pembahasan yang tidak mengancam dan objektif

- Mereka selalu bersedia mendengarkan orang lain

- Saat tindakan dibutuhkan, mereka menyatakan apa yang harus dilakukan, dan bekerja dengan orang lain untuk mencapainya 

I. Kepribadian kita melalui telepon

    Dalam komunikasi 4 mata ada banyak alat bantu yang bisa membantu memberi kesan yang baik (buruk) : ekspreksi wajah, gerak – gerik, dan menggunakan alat bantu visual atau alat bantu lainnya. Saat berkomunikasi lewa telepon hanya ada satu alat bantu: suara. Kebanyakan orang tidak benar mendengarkan diri sendiri seperti orang lain mendengarkan mereka

     Cara terbaik untuk memperoleh konsep sejati akan bagaimana terdengar bagi orang lain adalah dengan merekam beberapa percakapan di telepon dan mengevaluasi bagaimana percakapan tersebut terdengar saat memutar ulang rekaman 

  

- Sikap

Salah satu hal efektif dalam menghadapi orang lain dengan efektif adalah bersikap ramah

- Taktik saat menerima telepon

Langsung dijawab. Dalam situasi bisnis, telepon tidak boleh berdering lebih dari 3 kali sebelum dijawab. Jika sedang menerima panggilan lain, gunakan voicemail atau tunda (hold) panggilan yang sedang diterima, angkat telepon yang baru masuk dan minta orang yang menghubungi untuk menunggu beberapa menit atau catat nomornya dan hubungi kembali. Jika tidak mengetahui sang penelepon, tanyakan namanya, jika tidak bisa menjawab dalam kurun beberapa waktu, maka hubungi kembali, jika telepon dialihkan berikan nomor extension atau nomor telepon orang yang dituju jika berbeda dengan nomor telepon, dan usahakan untuk kembali membuat sambungan telepon

- Taktik saat menelepon

Awal dan akhir percakapan telepon adalah poin yang kritis. Awali telepon dengan sikap hangat yang menunjukkan bahwa merasa senang berbicara kepada orang tersebut dan memberitahu bahwa percakapan ini penting bagi orang tersebut, jika tidak dikenal orang, katakan kepada siapa diri kita dan kenapa meneleponnya

Jika ingin membahas beberpa hal dalam pembicaraan di telepon, buat daftar. Catat poin utama yang ingin dicapai untuk masing – masing hal tersebut. Ikuti rencana saat berbicara. Pembicara akan berjalan dengan lebih efektif dan tidak membutuhkan banyak waktu. Dengarkan kata orang lain, belajar membaca situasi melalui perubahan suara dan nada suara. Pikirkan pesan yang ingin disampaikan dari sudut pandang pendengar

J. Pembicaraan ringan

    Gaya percakapan non bisnis ini memiliki potensi membangun koneksi dan menjadi fondasi untuk hubungan yang berkelanjutan. Menjadi cakap dalam pembicara ringan tidak membutuhkan pengetahuan yang mendalam mengenai apa yang hangat saat ini, pembicaraan hanya membutuhkan kemampuan untuk berfokus kepada orang lain melalui topik kegemarannya dan melontarkan pertanyaan yang menunjukkan minat. Bahkan membahas cuaca dapat mencairkan suasana. Ini cara efektif untuk membina hubungan baik

K. Menjadi pendengar yang lebih baik

   Melontarkan pertanyaan yang akan memberikan informasi yang baik adalah langkah pertama mengenal orang. Mengasah kemampuan dalam menyimak adalah hal yang penting dalam seluruh percakapan

L. Daftar cek efektivitas percakapan

   -   Tersenyum? Bahkan melalui telepon, sebuah senyuman dipantulkan dalam suara dan sikap

- Jika memang pantas, menggunakan pembicaraan ringan untuk mencairkan suasana

- Mengingat dan menggunakan nama orang yang diajak bicara?

- Mengamati sifat, nilai, atau pencapaian seseorang ketika berhubungan dengannya?

- Mengamati sifat, nilai, atau pencapaian seseorang ketika berhubungan dengannya?

- Terus terhubung dalam pijakan yang sama?

- Menunjukkan rasa hormat kepada waktu orang lain?

- Menunjukkan kepekaan kepada isu perbedaan dan menghindari topik yang menimbulkan kontroversi?

- Menujukkan keinginan yang tulus untuk mempelajari orang dengan melontarkan pertanyaan yang pantas dan sesuai?

- Menyimak dan memusatkan perhatian secara seksama kepada apa yang dikatakan orang lain?

- Bertanya bagaimana cara bisa membantunya?

- Berbicara dalam konteks minat orang lain?

- Memberitahu sesuatu yang menarik yang mungkin belum diketahuinya?

- Memberikan pujian atau sanjungan yang tulus berdasarkan bukti yang ada?

Hal yang harus dilakukan untuk percakapan yang baik:

- Pelajari nama orang yang diajak bicara dan gunakan nama itu dalam percakapan

- Jaga kontak mata. Menatap orang secara langsung menjadi indiaksi bahwa mendengarkannya, jangan memelototinya, pandang mata, tetapi gerakkan mata sehingga mengamati seluruhnya

- Bicara dengan jelas. Jika bola – balik diminta mengeraskan suatu atau mengulangi perkataan, bisa jadi tidak berbicara dengan jelas. Rekam dan dengarkan percakapan 

- Cari bantuan professional dari pelatih suara untuk menanggulangi kebiasaan yang buruk

- Gunakan bahasa dan gambaran yang biasa digunakan pendengar, bisa mendapatkan keuntungan lebih banyak dari percakapan dengan seseoran yang berbicara dan berpikir sama, ketimbang seseorang yang menggunakan kosakata asing

- Bicara dengan gaya bahasa orang yang sedang diajak bicara. Gunakan akta dan nada suara yang berbeda saat bicara dengan rekan  bisnis dan saat berbicara dengan seeorang remaja

- Jangan melenceng dari topik pembicaraan, pencuri percakapan adalah orang yang nimbrung cerita atau mengubah fokus percakapan kepada diri mereka sendiri atau sesuatu yang lebih mereka kenali

- Ketahui kapan saatnya bicara dan kapan saatnya menyimak, percakapan itu tentang memberikan dan menerima. Masing orang terlibat dalam percakapan butuh mendapat kesempatan untuk bicara dan mendengarkan, tunjukkan partisipasi tetapi jangan memonopoli percakapan

- Tunjukkan ketertarikan kepada hal yang sedang di tuturkan. Anggukan kepala, beri komentar atau lontarkan pertanyaaan terhadap setiap pertanyaan jika memang pantas

- Untuk memancing komunikasi. Lontarkan pertanyaan yang terbuka yakni pertanyaan yang membutuhkan jawaban lebih dari sekedar ya dan tidak

   Hal yang harus dihindari dalam percakapan yang baik:

- Jangan bicara terlalu cepat atau terlalu lambat

- Jangan bergumum atau menelan kata 

- Jangan bicara terlalu lembut atau keras. Ketahui volume suara dari jarak dengan para pendengar

- Jangan memonopoli atau membual sebuah percakapan seharusnya menjadi pertukaran ide dan pemikiran bukan sarana menunjukkan ego

- Jangan menginterogasi, pertanyaan harus dilontarkan dengan ramah dan tidak agresif. Lontarkan pertanyaan terbuka agar orang lain dapat mengekspresikan idenya  secara bebas

- Jangan menginterupsi. Biarkan orang lain selesai berkomentar sebelum menuturkan komentar

- Jangan bicara saat orang lain berbicara, selain tidak sopan, hal itu membuat melewatkan poin yang sedang dituturkannya

- Jangan tutup pikiran dari apa yang sedang dikatakan. Pikiran yang terbuka itu penting jika ingin memahami sudut pandang orang lain

Pikiran orang bisa memproses ide secara lebih cepat ketimbang mulit berbicara saat seseorang berbicara, pikiran cenderung berpacu ke depan dan menyelesaikan kalimat sang pembicara di benak kita, kadang dengan tepat tetapi seringkali berbeda dengan apa yang dikatakan sang pembicara, mendengar apa yang didektekan pikiran, tetapi pada akhirnya tidak mendengar apa yang dikatakan sang pembicara

Evaluasi kemampuan mendengar bisa membuat mengetahu bagaimana cara mendengar

Menjadi pendengar yang aktif tidak  hanya memusatkan perhatian kepada apa yang dikatakan pihak lain, tetapi juga melontarkan pertanyaan, memberi komentar, dan memberi reaksi secara verbal dan nonverbal kepada apa yang dikatakan

Salah satu cara untuk memperbaiki kemampuan mendengarkan, mengambil peranan aktif, ikuti pedoman:

1. Pandang sang pembicara. Kontak mata adalah salah satu cara menunjukkan minat, tetapi jangan berlebihan. Pandang orang secara keseluruhan, jangan hanya menatap matanya

2. Tunjukkan ketartarikan melalui ekspreksi wajah, tersenyum atau tunjukkan kepribadian yang sepantasnya

3. Tunjukkan bahwa mengikuti jalannya percakapan melalui anggukan atau gerak – gerik

4. Lontar pertanyaan mengenai apa yang dikatakan. Bisa menguraikan dengan kata sendiri. Jadi, dari pemahaman atau lontarkan pertanyaan yang spesifik mengenai poin yang spesifik. Teknik tidak hanya memungkinkan megklarifikasi poin yang mungkin terasa tidak jelas, tetapi terus menjaga siaga dan memusatkan perhatian secara penuh

5. Jangan menginterupsi sebuah jeda bukanlah sebuah sinyal untuk mulai berbicara. Menunggulah

6. Jadilah pendengar yang berempati. Dengarkan dengan segenap hati dan kepala. Coba rasakan apa yang dirasakan orang lain saat mereka berbicara. Dengan kata lain, posisikan diri dalam posisi mereka

Berbicara di hadapan publik dengan percaya diri dan menyakinkan

Persiapan langkah pertama untuk pembicaraan yang sukses

     Gunakan waktu 10 minggu atau 10 bulan. Lebih baik lagu gunakan waktu 10 tahun

Bicarakan sesuatu yang telah membangkitkan minat, bicara sesuatu yang benar ingin dikomunikasikan kepada pendengar

Para pembicara yang membicarakan apa yang diajarkan hidup kepada mereka tidak pernah gagal dalam menarik perhatian para pendengar

Mempersiapkan pembicaraan mengenai topik yang tidak familier

     Berbicara tentang topik yang tidak diketahui seperti bisnis untuk emndapatkan semacam tindakan, sebuah komitmen untuk membeli dari seorang pelanggan, langkah berikut untuk proyek yang panjang, atau keputusan untuk mengubah arah

Awalilah berpikir dari akhir, tindakan yang diinginkan dari pendengar dan bekerja secara mundur dari titik, dan ketika menyampaikan prestasi, mencari contoh/peristiwa yang akan merebut perhatian dan mempersiapkan jalan untuk tindakan yang diinginkan. Dengan merekonstruksi sebuah peristiwa secara gamblang akan menjadikannya dasar dalam memengaruhi orang lain untuk emngambil tindakan. Rekonstruksi perisitiwa akan menjadi bukti yang menyakinkan para pendengar untuk bertindak, dalam mengkomunikasikan contoh, harus menciptakan ulang sebuah segmen dari pengalaman dengan sedemikian rupa sehingga efek yang dirasakan para pendengar sama seperti efek yang dirasakan saat mengalaminya.  Hal ini akan mempersiapkan untuk mengklarifikasi, memperkuat, dan mendramatisir poin yang disampaikan dengan sedemikian rupa sehingga membuatnya merasa tertarik bagi para pendengar. Mendapatkan informasi dari penelitian. Seorang pembicara yang baik harus menguasai sebuah topik dalam sebuah pembicaraan 10 kali lebih baik dan kembangkan bukti. Cara mengakhiri presentasi menjadi salah satu cara terbaik untuk memotivasi para pendengar mengambil tindakan. Akhir pembicaraan yang sarat dengan nilai yang bermanfaat bagi sang pendengar memberikan hasil yang baik

Formula ajaib untuk pembicaraan yang dinamis

Ketiga langkah untuk mengubah presentasi menjadi pidato yang penuh semangat dan kuat:

Perisitiwa: dengan menyinggung sebuah perisitiwa atau anekdot yang menggambarkan poin yang dibuat, mendapatkan dan menjaga perhatian para pendengar: saat menyampaikan laporan selalu awali dengan menceritakan peristiwa. Peristiwa langsung menarik perhatian para pendengar dan membuat komunikasi lancar. Saat menggunakan formula ajaib pastikan tahap tindakan dan tahap keuntungan bersifat sifat jelas, singkat, serta spesifik. Peristiwa didasarkan pada pengalaman yang memberikan pelajaran. Poin yang disampaikan harus mengomunikasikan tindakan apa yang diinginkan untuk diambil para pendengar. Semakin spesifik tahap tindakannya semakin baik, agar bisa mengomunikasikan dengan jelas, identifikasikan sebuah tindakan spesifik dan keuntungan yang spesifik

 

Tindakan: sampaikan tindakan yang diinginkan untuk dilakukan oleh para pendengar, bisa dalam bentuk membeli produk, menulis kepada anggota dewan  mereka, berhenti merokok, hanya memikirkan topik dengan lebih seksama. Setidaknya luangkan waktu untuk mempersiapkan 3 kali lebih banyak dibandingkan saat menyampaikan pesan

Keuntungan: tarik kesimpulan dengan menunjukkan bagaimana tindakan ini bisa menguntungkan para pendengar

Berbicara dari sudut pandang pendengar

Kemampuan menginspirasi orang lain untuk menerima perubahan sangat bergantung pada kemampuan berkomunikasi dari sudut pandang pendengar. Di awal presentasi harus membangkitkan kepercayaan dari pendengar. Mendapatkan perhatian yang diinginkan dan membangkitkan kebutuhan untuk mempertimbangkan perubahan harus diraih secepatnya. Penggunaan peritistiwa dalah cara efektif untuk melakukannya. Agar dapat menyakinkan, mereka harus melihat bukti dari sudut pandang yang mendukung kebutuhan akan perubahan yang sudah dinyatakan. Sang pendengar tidak boleh merasa bahwa mereka didorong untuk berubah, mereka harus melihat bahwa perubahan adalah pilihan logis

Setelah membangkitkan kebutuhan akan perubahan, menggambarkan keutungan dan kerugian masing – masing alternatif yang ditawarkan. Harus memastikan bahwa alternatif dapat dipertimbangkan dari sudut pandang pendengar dan dipertimbangkan dan dikomunikasikan dengan cara yang seimbang dan terpercaya

8 prinsip yang membantu dalam mempersiapkan pembicaraan:

1. Buat catatan singkat dari hal menarik yang ingin dituturkan

2. Jangan tulis apa yang ingin disampaikan di atas kertas. Jika melakukannya, akan menggunakan bahasa tertulis ketimbang bahasa percakapan yang mudah dan saat berdiri untuk bicara, kemungkinan akan mendapati diri mencoba mengingat apa yang ditulis, akan menghalangi untuk berbicara alami dan baik

3. Jangan pernah menghafal sebuah pidato kata per kata. Jika bisa menghafal pidato, akan melupakan dan para penengar mungkin akan merasa senang karena tidak ada seorang pun yang ingin mendengarkan pidato yang telah dihafal. Walaupun kita tidak melupakannya, pidato akan terdengar seperti hafalan. Tatap mata akan terlihat jauh dan suara juga terdengar jauh

4. Jika dalam sebuah pembicaraan yang lebih panjang, merasa takut melupakan apa yang ingin dikatakan, sebaliknya membuat beberap catatan singkat dan sesekali melihat catatan 

5. Penuhi pembicaraan dengan ilustrasi dan contoh. Cara termudah membuat sebuah pembicaraan menjadi menarik adalah memenuhinya dengan contoh

6. Tuturkan kisah dan anekdot untuk menggambarkan poin yang ingin disampaikan. Ceritakan bagaimana atau seseorang yang dikenal mengaplikasikan poin. Berikan contoh spesifik yang kita pelajari dari penelitian mengenai topik

7. Miliki wewenang atas topik. Kembangkan aset tak ternilai yang dikenal sebagai kemampuan prubadi (reserve power) miliki pengetahuan 4 kali lebih besar mengenai topik yang akan digunakan dalam pidato

8. Latih pembicaraan tersebut dengan bercakap dengan teman. Tuturkan sudut pandang yang akan disampaikan kepada mereka untuk melihat seperti apa reaksinya. Hal ini membuat bisa mengetahui bagaimana orang akan menerima lelucon dan pernyataan yang mana yang akan menarik minat orang lain. Hal ini menyedikan sebuah reaksi yang sudah jelas tidak akan diperoleh hanya dengan melatih pembicaraan di depan cermin

Tambah kekuatan pada peristiwa

Untuk bisa berkomunikasi dengan efektif, harus menggunakan lebih dari sekedar suara. Harus menggunakan gerak fisik. Gerak yang alami, kuat, dan spontan sangat bermanfaat untuk 2 alasan:

A. Gerak – gerik menstimulasi dan menginspirasi sang pembicara. Gerak – gerik membangunkan, membuat lebih santai dan rileks, dengan menggunakan gerak – gerik tubuh, melepaskan diri secara fisik, mental, dan emosional

B. Gerak – gerik juga memberi dampak kepada pendengar, efek emosional yang ditimbulkan  gerak – gerik bagi para pendengar terlihat jelas dan kadang kala bahkan dramatis

Berhati – hatilah dengan cara menggunakan tubuh di hadapan pendengar:

A. Jangan berdiri dengna kaki dan lengan tersilang

B. Jangan meletakkan apapun di depan tubuh seperti tas, kertas, atau cangkir kopi

C. Jangan berdiri dengan kaki terbuka lebar

D. Jangan menyilangkan lengan di depan atau di sisi tubuh

E. Jangan menundukkan kepala dengan mata terpaku ke arah podiu, (membaca skrip)

F. Tegakkanlah kepala, dengan dagu terangkat dan dada membusung

G. Terus tegakkan bahu

H. Jagalah kontak mata dengan para pendengar

I. Tersenyumlah pada saat yang tepat

Karena sebagian besar dari kita kehilangan spontatinitas dan kealamian masa muda seiring bertambahnya umur, kita cenderung tergelincir ke dalam sebuah cetakan komunikasi fisik dan vokal yang kaku. Kita mendapati diri kita tidak begitu siap menggunakkan gerak – gerik tubuh.  Kita kehilangan kesegaran dan spontanitas dari percakapan sejati

5 langkah untuk artikulasi yang lebih baik:

1. Perbaiki artikulasi

  Cara untuk mengantisipasinya dengan cara mendengar rekaman bicara dengan seksama

2. Atasi kekurangan dalam bicara

    Jika seseorang mengalami masalah gagap, orang tersebut akan menghindari situasi yang mengharuskannya untuk berkomunikasi secara oral

3. Nada suara itu penting

    Orang yang berbicara secara datar tidak daapt menjaga perhatian para pendengarnya, pembicara tidak menyadari jika suaranya datar

4. Pilih tempo yang layak

    Kecepatan bicara juga memengaruhu pesan. Jika ingin menyampaikan sesuatu yang mendesak atau yang membangkitkan rasa gembira, sebaliknya menaikkan tempo. Jika berbicara dengan lambat saat memberitahu orang lain bahwa sebaliknya bekerja dengan lebih cepat atau tenggat yang ditetapkan tidak bisa akan dipenuhi, tidak akan mendapatkan apapun. Jika ingin sesuatu dicamkan di dalam hati, maka harus menuturkannya dengan lebih perlahan

5. Kendalikan volume suara

     Meninggikan dan merendahkan suara seseorang dalam pesan secara lisan sama saja seperti menambahkan huruf italik di sebuah tulisan, entah suara itu ditinggikan atau direndahkan tergantung dari konteks pesan yang disampaikan

Hati: rasanya menggoda untuk berteriak saat ingin menekankan sebuah poin. Berteriak dapat bersifat menggangu atau bahkan menyampaikan efek yang negatif. Volume harus dikendalikan sehingga tidak akan berbicara terlalu keras atau terlalu pelan. Jika memiliki suara keras, sangat penting untuk mengendalikan volume suara yang secara seksama. Jika berbicara terlalu keras, suara akan terdengar menganggu saat diamplifikasi. Entah suara lembut atau keras secara alami, berhati saat bicara dan berlatih untuk membentuknya dengan serius akan mampu mengendalikan volume

12 cara untuk membuat para pendengar menyukai:

1. Anggaplah diri terhormat karena telah diminta berbicara di hadapan pendengar dan sampaikanlah perasan itu. Nyaris selalu merupakan pujian jika diminta berpidato di hadapan sebuah kelompok tidak peduli sebesar apa atau tipe atau kelompok. Untuk menunjukkan sikap sopan santun, harus mensyukuri pujian, salah satu cara membuat para pendengar menyukai

2. Apresiasi para pendengar dengan tulus. Jangan pernah berbicara di hadapan kelompok tanpa sebelumnya mencari tahu sebanyak mungkin mengenai kelompok. Setelah luangkan beberapa detik dari waktu saat berbicara untuk mengingatkan para pendengar bahwa merasa bangga terpilih menjadi pembicara karena beberapa kualitas mereka tidak umum

3. Pada saat yang mungkin, sebutkan nama beberapa pendengar. Nama seseorang adalah bunyi termanis di bahasa apa pun, jadi kapan pun, yang kita bisa, singgung nama beberapa orang pendengar. Biasanya saat sosok politikus berbicara dalam pertemuan, mereka nyaris selalu menyebutkan nama pejabat lokal yang hadir di pertemuan

4. Rendahkan hati, jangan tinggikan. Kerendahan hati biasanya menginspurasi kepercayaan diri dan iktikad yang baik.

Semakin sedikit yang dilihat, semakin baik dalam menyukai

5. Katakan bisa, jangan kau, jangan pernah bersikap merendahkan pendengar. Libatkan mereka semua ke dalam pembicaraan dengan menggunakan kita bukannya kau. Penggunaan kata kita secara terus – menerus cenderung membuat seseorang pembicara terdengar sama rendahnya

6. Jangan bicara dengan wajah cemberut dan suara yang tidak ramah. Ingat bahwa ekspreksi wajah serta nada suara sering kali berbicara lebih keras ketimbang suara. Entah sedang berbicara di hadapan orang tertentu atau dihadapan untuk bisa mendapatkan teman dengan wajah yang cemberut dan suara yang tidak ramah

Ada sebuah pepatah Tionghoa yang harus dicamkan, pepatah tersebut: sesesorang tanpa senyum di wajahnya tidak boleh membuka toko

7. berbicara dengan acuan minat para pendengar. Cari tahu apa yang menjadi perhatian utama dan giring ke dalam pembicaraan

8. Bersenang – senanglah saat menyampaikan pembicaraan.

    Sikap emosional menular. Bahaslah sesuatu yang memang berhak untuk dibicarakan, sesuatu yang membuka mata bersinar dan suara terdengar riang

 

9. Janga meminta maaf

    Tidak boleh menerima undangan untuk bicara kecuali mampu mempersiapkannya dengan baik. Jika berusaha sebaik mungkin tidak perlu meminta maaf. Jika tidak berusaha dengan sebaik mungkin, permintaan maaf sebanyak apapun tidak akan bisa diterima. Permintaan maaf biasanya membuang waktu sang pendengar, jika terlambat bisa menjelaskan situasi dan meminta maaf dengna sopan

10. Gugah sifat baik pendengar

      Emosi terdalam harus dibangkitkan, dan sering tidak mengalaminya sedalam itu. Agar dapat memengaruhi orang lain untuk mengikuti cara berpikir, tunjukkan kepada mereka bagaimana hal yang ditawarkan kepada mereka dengan caranya tersendiri akan memungkinkan mereka mengambil bagian dalam memperbaiki dunia. Sinar yang hangat dari pengalaman akan diingat dalam kurun waktu lama

Ini adalah zaman drama. Menyatakan kebenaran saja tidak cukup. Kebenaran harus disampikan secara gamblang, menarik, dan dramatis. Harus menggunakan kecakapan memainkan pertunjukkan film menggunakannya, TV menggunakannya dan harus melakukan jika menginginkan perhatian

11. Terima kritik alih – alih membencinya

12. Bersikap tulus

       Kelihaian berbicara tidak akan menggantikan kurangnya ketulusan dan integritas. Agar pendengar bisa menyukai, harus menginspirasi mereka dengan keyakinan pada tujuan. Mereka harus menghormati keyakinan ide untuk bisa menjadi efektif walaupun tidak menyukainya. Ketulusan, integritas, kerendahan hati, dan ketidakegoisan memengauhi pendengar secara mendalam. Lebih menyukai pembicara yang kikuk yang memancarkan dan ketidakegoisan ketimbang orator yang cakap yang berusaha membuat terkesan dengan kepintaran bersilat lidah

Memperkenalkan pembucara dan berterima kasih kepadanya

Perkenalan menjadi wadah untuk memisakan siapa yang datang dan apa yang disampaikan, perkenalan memberi panggung bagi pendengar untuk memusatkan perhatian secara penuh kepada orang yang sedang diperkenalkan dan topik yang akan mereka sampaikan. Perkenalan juga menjadi kesempatan mengindentifikasi persamaan antara pembicara dan pendengar. Perkenalan menerima pembicara karena kualifikasi yang dimiliki sang pembicara dan hubungan antara apa yang akan ditawarkan sang pembicara dan apa yang ingin didengar oleh pendengar, hal ini disebut metode TIS

T: pertama sebut topik prestasi

I: indentifikasi mengapa topik ini penting atau menjadi interest (minat) para pendengar

S: tuturkan kualifikasi sang speaker (pembicara) kualifikasi yang disebutkan harus menetapkan kredibilitas sang pembicara untuk berbicara mengenai topik yang disampaikan dan mengumumkan nama sang pembicara

Mempersipkan sebuah perkenalan

Pendekatan TIS tidak hanya efektif dalam memperkenalkan pembicara, tapi juga digunakan jika diminta memperkenalkan sebuah kelompok. Persipakan perkenalan secara tertulis. Pastikan perkenalan dicetak atau diketik dalam huruf cukup besar sehingga dapat dibaca dengan mudah dari mimbar. Berikan skrip perkenalan kepada orang yang memperkenalkan sebelum presentasi berlangsung. Minta orang tersebut membacakannya. Jawab pertanyaan apapun yang bisa muncul. Tuntun orang yang akan memperkenalkan agar berbicara dengan singkat, positif, dan terdengar bersemangat saat menuturkan perkenalan

A. Memperkenalkan diri sendiri

      Hal pertama yang harus dituturkan adalah nama dan perusahaan atau afiliasi organisasi. Nyatakan topik pembicaraan dan pentingnya topik bagi para pendengar. Dalam menyampaikan kualifikasi, sebutkan aspek latar belakang yang relevan dengan topik dan acara

B. Berterima kasih kepada presenter

     Sebagai pimpinan rapat bisa mendapati dirki dalam posisi untuk mengekspreksikan aspresiasi kepada para pembicara atas presentasi mereka. Berterimakasihlah kepada pembicara dengan mengakui kontribusinya atau nilai pesan yang ingin  disampaikan kepada para pendengar. Prosedur ini harus singkat. Pada dasarnya berterima kasih atas nama seluruh kelompok

Pedoman untuk berterima kasih kepada seorang pembicara menggunakan metode TIF:

T: pertama, ucapkan terima kasih kepada sang pembicara dengan menggunakan nama mereka

I: tuturkan sebuah area spesifik dan interest (minat) presentasi yang memiliki arti bagi para pendengar

F: sampaikan pernyataan formal untuk berterima kasih kepada pembicara dan sekali lagi gunakan nama lengkap mereka

Kunci untuk pidato yang efektif:

1. Gali informasi sebanyak mungkin mengenai kelompok yang dihadapi

2. Setidaknya kuasai topik yang akan digunakan dalam pidato 10 kali lebih banyak

3. Awali dengan sebuah peristiwa yang akan mengilustrasikan poin kunci

4. Sampaikan bukti untuk memperkuat poin

5. Perhatikan artikulasi, tata bahasa, nada suara, dan tempo saat berbicara

6. Ciptakan suasana yang bersemangat dam berikan variasi dalam gaya berbicara

7. Nyatalam demgan jelas tindaakn yang harus diambil para pendengar

8. Tunjukkan keuntungan yang akan mereka dapatkan jika mengambil tindakan

9. Persiapkan diri untuk menanggapi pertanyaan yang menantang

10. Jaga ketenangan yang profesional saat berada dibawah tekanan

11. Komunikasikan pesan yang jelas, ringkas, dan positif

12. Jual ide strategis, kepentingan diri, dan organisasi

13. Komunikasikan kompetensi dan kepercayaan diri

Menyampaikan presentasi yang luar biasa kepada grup

Tujuan kebanyakan dari presentasi bisnis adalah mendapatkan semacam tindakan. Bisa dalam bentuk komitmen untuk membeli dari sang pelanggan, keputusan mengubah sebuah kebiasaan atau prosedur, sikap menerima, sebuah rencana atau proyek, atau tindakan lain yang serupa. Presentasi yang sekadar pembaruan juga bertujuan mendapatkan keputusan atau tindakan dari seseorang. Presentasi harus membangkitkan minat para pendengar dan menjaga minat dan diakhiri dengan suatu cara yang terasa jelas dan memotivasi

Tujuan adalah membuat para pendengar melihat apa yang dilihat, mendengar apa yang didengar, merasakan apa yang dirasakan, rincian yang relevan, yang dirajut dalam bahasa yang konkret dan berwarna, merupakan cara terbaik untuk menciptakan kembali sebuah peristiwa sama seperti saat peristiwa terjadi dan menggambarkannya kepada para pendengar

Sebagian dari proses persiapan adalah melakukan penelitian untuk mengumpulkan informas berikuti ini mengenai para pendengar:

A. Pengetahuan

     Cari tahu seberapa banyak informasi yang diketahui para pendengar mengenai topik presentasi

B. Keahlian

    Level kemampuan dan kecerdasan pendengar juga penting karena hal tersebut bisa menentukan posisi isu yang ingin diambil. Jika pendengar terdiri atas orang dengan latar belakang profesional atau teknik, sang pembicara dapat menyesuaikan presentasi dengan level mereka, jika sebagian besar partisipan sebuah pertemuan terdiri atas pekerja dengan pelatihan khusus, bisa mempersiapkan contoh dan teknik yang sejalan dengan apresiasi

C. Pengalaman

       Pertimbangan tidak hanya pada seberapa banyak pengalaman yang dimiliki pendengar, tetapi mereka berada pada level apa dan dalam lingkungan apa

D. Kebutuhan

E. Keinginan

F. Sasaran

Tujuan presentasi:

1.  Menyakinkan

    Tujuan kebanyakan presentasi hanya menggerakkan pendengar agar melakukan sesuatu, tantangannya adalah membujuk para pendengar mengambil keputusan atau mengambil tindakan

2. Menginformasi

    Memberikan informasi untuk memberikan pencerahan kepada pendengar. Tujuan dalam bentuk ini berfokus pada kejelasan dan pengertian

3. Memotivasi

     Saat pendengar perlu mengubah opini mereka atau mengambil tindakan yang tidak populer, tujuan sebuah presentasi adalah memotivasi. Tujuan motivasi biasanya seiring dengan tujuan presentasi untuk menyakinkan

4. Menghibur

     Setiap presentasi harus menghibur, agar pendengar bisa berada dalam sudut pandang yang diinginkan dan terbuka untuk diyakinkan, diberi pencerahan atau dimotivasi, mereka perlu dihibur. Tidak harus humor karena kedatangan bisa membuat senang

Apa pesannya:

1. Dapat dipercaya

2. Membuka presentasi

   Kita membuat kesan kepada pendengar hanya dalam waktu 7 detik. Penting untuk memastikan para pendengar memandang sebagai sosok yang nyata, dapat dipercaya, dan profesional. Berikan pujian berdasarkan konkret atau fakta

A. Pertanyaan berdasarkan kebutuhan dan minat

B. Pernyataan yang misterius

C. Pujian

D. Peristiwa yang dramatis       

Selalu ada 3 pidato untuk setiap pidato yang benar sampaikan, satu yang dilatih, satu yang disampaikan, dan satu yang diharapkan untuk disampaikan

Penting untuk menyampaikan tema atau pesan presentasi. Pembicara harus menyampaikan pesan dan mengembangkannya dengan fakta, informasi, dan bukti

Pernyataan pesan memfokuskan perhatian pada topik. Pernyataan ini bisa berupa tujuan, terkadang pernyataan pesan disampaikan sebagai pengajuan logika

Penggunaan bukti merupakan bagian penting dari presentasi yang efektif

Pembukaan presentasi harus menciptakan  kesan pertana yang positif. Presentasi harsu memperkuat kesan positif agar bertahan lama

Penutupan presentasi:

1. Merangkum dalam beberapa patah kata

2, Menggugah kebaikan

3. Memberikan tantangan

4. Mendramatisir gagasan

5. Mengulangi poin yang paling penting

6. Menggunakan pernyataan yang memotivasi

7. Menggunakan kutipan

8. Berbicara dengan level personal

Hanya ada satu cara untuk membuat siapapun melakukan apapun, cara tersebut dengan membuat satu orang ingin melakukannya

Agar dapat mengendalikan sisi tanya jawab dengan efektif, sedari awal komunikasikanlah dengan jelas seberapa banyak waktu yang dialokasikan untuk mengajukan pertanyaan dan menjawabnya. Agar sesi tanya tidak berkepanjangan dan tepat sasaran. Jawab singkat. Sesekali bisa menjawab dengan jawaban panjang, terlebih jika tidak memiliki cukup banyak waktu untuk membahas poin dalam presentasi. Jawaban pendek juga memungkinkan para pendengar melontarkan lebih banyak pertanyaan. Pastikan pendengar tidak menggunakan hak bertanya untuk berpidato jika hal itu terjadi dengan sopan minta orang melontarkan pertanyaan. Hal yang penting jangan membiarkan siapapun mendominasi sesi tanya jawab. Kita bertanggung jawab memegang kendali. Jika tidak mengetahui jawaban dari sebuah pertanyaaan. Katakan tidak. Kejujuran membangkitkan rasa hormat

Membuka sesi tanya jawab. Pandang wajah orang yang bertanya, fokus, dan tunjukkan kemampuan mendengarkan yang baik. Jaga ekspresi wajah yang menyenangkan dan sambut pertanyaan yang dilontarkan. Setelah mendengar dan memahami pertanyaan yang diberikan, berputar ke arah seluruh pendengar, dan tuturkan pertanyaan tersebut dengan kata sendiri. Dengan menuturkan kata sendiri mendapatkan waktu untuk mengumpulkan pikiran dan memastikan orang lain mengetahui pertanyaan yang ditanyakan. Mengambil kendali dan membuatnya menjadi pertanyaan kita, kembali mengemukakakn pertanyaan juga memberikan kesempatan untuk menyingkirkan sengatan atau ranjau dari pertanyaan, jika diinginkan oleh penanya yang memiliki maksud buruk

Jika tidak ada yang bertanya, pendengar tidak yakin seberapa aman keadaan untuk bertanya, melontarkan pertanyaan kepada diri sendiri akan menggerakkan para pendengar. Jangan merasa takut berlebihan menghadapi suasana hening yang berlangsung beberapa detik.  Pendengar ingin memecahkan keheningan, namun jika pendengar terus diam, lontarkan pertanyaan lain dan jawablah. 2 kali cukup. Haturkan terima kasih kepada para pendengar atas perhatian mereka, atau ulangi kata penutup dari presentasi formal

Saat waktu mulai habis, tanyakan siapa yang memiliki pertanyaan terakhir? Pertanyaan ini memberikan sinyal kepada pendengar bahwa waktu menjawan akan segera habis. Haturkan terima kasih atas perhatian mereka atau jika memang memungkinkan, ulangi akhir presentasi formal

Menggunakan alat bantu visual dapat membuat sebuah presentasi menjadi semakin baik, tetapi alat bantu juga dapat berpotensi menimbulkan  halangan yang harus dilewati agar dapat menimbulkan halangan yang harus dilewati agar dapat memberikan presentasi yang luar biasa, karena iut pusat presentasi harus tetap sang pembicara, bukan alat bantu visual. Tujuan utama alat bantu visual adalah membuat presentasi lebih mudah dipahami para pendengar, alat bantu visual harus mendukung presentasi. Alat bantu visual juga menambah warna, drama, dan keseruan presentasi. Pilih alat bantu visual berdasarkan tujuan, jumlah pendengar, strategi, isi pesan, kesediaan sumberdaya untuk mempersiapkannya dan kebutuhan presentasi secara berlebihan

Pertimbangkan penggunaan alat bantu visual yang baik:

1. Memberi presentasi data kepada pendengar yang mungkin sulit memahaminya. Jika statistik menjadi materi yang penting berusaha membandingkan data yang tidak bisa dilihat akan terasa sulit, atau mustahil. Hal itu juga bisa terasa membosankan

2. Membuat daftar beberapa hal atau serangkaian hal. Hal ini membantu pendengar melihat langkah yang ada dengan jelas dan membantu mereka menyerap informasi

3. Menjelaskan sebuah proses yang pelik. Hal ini memungkinkan pendengar mengikuti dengan kecepatan mereka sendiri. Beberapa orang mencerna informasi dengan cepat sementara yang lainnya tidak. Alat bantu visual dapat mengakomodasi kedua jenis orang berdasarkan kecepatan mencerna

Hanya 20% yang dapat diingat. Hanya sekitar 30% dilihat bisa diingat, tetapi lebih dari 50% yang didengar dan dilihat dapat diingat. Alat bantu visual menjadi faktor yang signifikan yang menentukan seberapa banyak informasi yang dicerna dan diingat oleh para pendengar. Ada beberapa tipe alat bantu visual yang digunakan. Pilih dan gunakan tipe yang sesuai untuk pendengar, poin presentasi, dan pemberian dampak yang terbesar. Alat bantu visual ini bervariasi mulai dari presentasi yang dihasilkan dari komputer teknologi tinggi sampai dengan papan kerta yang sederhana atau papan tulis hitam atau putih

Presentasi menggunakan komputer menjadi norma dalam menyampaikan presentasi profesional, presentasi komputer dapat dipersiapkan sebelumnya atau dapat disusun dihadapan pendengar, tergantung dari peralatan, informasi, dan keahlian sang pembicara

Format alat bantu visual:

1.  Grafik batang atau grafik pai: bagian dan grafik bisa menekankan dan menyederhankan informasi dalam jumlah banyak bagi para pendengar. Alat bantu visual menyebabkan para pendengar lebih memusatkan perhatian dan mengkristalkan ide yang disampaikan dengan cepat. Oleh karena itu bagan dan grafik dapat mempercepat pengambilan keputusan, sering kali menguntungkan karena memperpendek pertemuan, biasanya membuat semua pihak merasa senang

2. Grafik batang: alat bantu visual untuk membandingkan 2 hal, seperti jumlah pendapatan pata tahun berbeda. Grafik batang juga bisa digunakan untuk membandingkan 3 atau 4 elemen seoerti bagaimana sebuah perusahaan jika dibandingkan dengan 3 perusahaan kompetitor terberatnya

3. Grafik garis: untuk merepresntasikan perubahan dalam periode waktu, grafik garis  menjadi pilihan yang baik. Tipe grafik ini efektif untuk memberi detail kinerja bulanan atau tahunan sebuah perusahaan. Grafik ini memperbolehkan para pendengar dengan cepat mengindentifikasi stres

4.  Grafik pai: saat perlu menunjukkan komposisi elemen yang kompleks, seperti ukuran relatif beberapa bagian dari keseluruhan grafik pai menjadi pilihan ideal. Grafik pai dengan cepat menunjukkan komposisi keseluruhan topik dengan menunjukkan hubungan proporsional di antara bagian secara grafis

5. Video: contoh ilustrasi dan demontrasi  yang ditunjukkan secara profesional dengan kualitas tertinggi bisa ditunjukkan melalui penggunaan video. Ukuran dan nilai ekonomo peralatannya membuat presentasi video menjadi presentasi yang praktis. Proses rekaman, pengambilan gambar, pengiriman penyuntingan, dan pencetakan gambar video itu mudah, praktis dan efektis secara biya. Video dapat digunakan pada seluruh presentasi, atau beberapa poin tertentu dapat digambarkan dengan segmen video selama 5 – 10 menit dalam sebuah presentasi yang pada dasarnya dipersiapkan dalam medium lain. Video mengenai berbagai macam topik dapat dibeli atau disewa. Video yang tersedia bisa dicek melalui internet atau perpustakaan

6. Salindia 35 mm: walaupun presentasi yang menggunakan komputer membuat penggunaan salindia 35 mm ini tidak diperlukan lagi. Banyak orang masih menganggapnya menarik, membangkitkan semangat, dan praktis. Medium presentasi memungkinkan gambar berwarna dan gambar 3 dimensi statis ditunjukkan seperti video, salindia efektif jika dibatasi menjadi segmen dengan durasi 10 – 15 menit dalam presentasi

7. Proyektor transparan: saat berbicara di hadapan sejumlah pendengar yang tidak banyak saat komputer tidak tersedia, alat presentasi yang simpel adalah proyektor transparan. Tidak sulit menyiapkan kertas transparan dan sang pembicara bisa menulsi materi tambahan di atas kertas transparan itu saat presentasi berlangsung

8. Papan kertas: papan kertas bisa menyediakan bantuan visual spontan saat presentasi berlangsung dan seringkali mengandung informasi yang disediakan oleh para pendengar. Karena itu papan kertas bisa memiliki kredibilitas yang baik. Papan kertas dipersiapkan sebelum pertemuan, atau dapat langsung dibuat di hadapan pendengar. Medium semipermanen dapat menyediakan peringatan konstan untuk poin yang dibahas selama sebuah rapat atau pelatihan berlangsung. Kertas dapat ditempel di seluruh ruangan sehingga para partisipan dapat mengacu kepada kertas tersebut saat diinginkan

9. Papan tulis putih: papan tulis porselen bisa ditulis dengan warna yang terang atau dihapus dengan mudah, dan kini telah menggantikan papan tulis hitam yang kuno, kegunaan papan tulis putih dibatasi jumlah kelompok yang hadir, tetapi berguna untuk aktivitas partisipasi yang spontan seperti brainstorming

Informasi tambahan serta rangkuman bisa dibagikan dalam presentasi, seringkali informasi dan rangkuman digunakan untuk menyediakan data, kerta kerja, uraiana, atau faftar pertanyaan yang mendukung, selebaran ini harus dipersiapkan dengan baik dan dicetak dengan baik karena reputasi sang pembicara tergantung padanya, selebaran harus dibagikan di awal presentasi dan para pendengar diinformasikan untuk tidak mencatat. Jika selebaran ini bertindak sebagai suplemen apa yang sedang dipresentasikan selebaran ini harus dibagikan di akhir presentasi

Selebaran bisa menyediakan informasi lebih mendalam tentang apa yang sedang disampaikan, selebaran bisa mengomunikasikan informasi lebih dari topik yang ditampilkan alat bantu visual. Informasi yang mungkin menarik minat beberapa pendengar, tetapi tidak dapat dibahas dalam waktu yang disediakan, seperti referensi, sumber, dan studi kasus dapat dimasukkan ke dalam selebaran

Beberapa saran dari Dale Carnegie dalam membuat presentasi dari bukunya, Public Speaking For Success:

1. Pembukaan sebuah pidato sangat penting. Jangan diabaikan, harus dipersiapkan sebelumnya

2.  Tunjukkan bagaimana sesuatu yang diinginkan diterima orang serupa dengan sesuatu yang mereka sudah percaya sebelumnya

3. Gunakan contoh spesifik, tuturkan kasus yang konkret

4. Buat pembicraan lebih berwarna dengan kalimat yang menciptakan gambar, dengan kata yang membuat gambar melayang di hadapan mata pendengar

5. Penutupan pidato merupakan elemen yang paling strategis, kemunginan besar apa yang dituturkan terakhir kali menjadi hal yang paling lama diingat

6. Buat rangkuman, ulangi kembali, dan tuturkan dengan ringkas poin utama yang telah dibahas

7. Bersiaplah menjawab pertanyaan dari para pendengar. Ulangi atau nyatakan kembali pertanyaan tersebut dengan kata sendiri sebelumnya menjawabnya

8. Pancing tindakan, pastikan pendengar tahu apa yang diinginkan mereka melakukan apa 

9. Dapatkan akhir dan awal yang baik dan tautkan keduanya, selalu berhenti sebelum pendengar ingin berhenti, titik kejenuhan dicapai tidak lama setelah kepopuleran

Kata argumen dapat didefinisikan dalam beberapa cara salah satu definisi adalah menyatakan sebuah menyatakan ketidaksetujuan karena perbedaan sudut pandang sering kali dengan amarah. Saat definisi berlaku, satunya cara mendapatkan yang terbaik dari sebuah argumen adalah dengan mendapatkan yang terbaik dari sebuah argumen adalah dengan menghindarinya. Sebuah argumen yang dituturkan dengan marah hanya bisa membuahkan situasi sama kalah. Definisi lain dari argumen adalah debat dan diskusi mengenai isu. Saat memandang argumen dalam konteks ini, bisa meraih situasi sama menang dengan pelatihan dan keterampilan

Menjual ide kepada orang lain dengan tujuan mengubah cara berpikir atau bertindak orang tersebut dalam menghadapi permasalahan, ikuti prinsip yang digunakan orang sukses dalam menjual. Pertama, dapatkan perhatian para pendnegar, satu cara yang efektif adalah melontarkan pertanyaan yang menantang, cari tahu masalah apa yang sedang dihadapi orang (atau orang yang sedang diberi presentasi dan berfokus pada masalah)

Bukti yang dituturkan harus bersangkutan  dengan topik presentasi dan mempunyai nilai bagi para pendengar. Ada 7 macam bukti yang terbuktif efektif melalui DEFEATS, setiap huruf mewakili huruf pertama setiap metode:

- Demonstrasi (menunjukkan bagaimana sesuatu bekerja)

- Examples atau contoh (pengalaman pribadi atau pengalaman orang lain)

- Fakta  (poin yang spesifik, benar, dapat dibuktikan)

- Ekshibisi (alat bantu visual, bagan, grafik, gambar, skema, atau objek lain yang nyata)

- Analogi (menghubungkan sebuah ide yang kompleks dengan sesuatu yang lebih sederhana dan lebih mudah dipahami)

- Testimonium dari pakar (mengutip narasumber yang dikenal atau dipercaya)

- Statistik (angka yang menunjukkan peningkatan, penurunan, perubahan persentase, perbandingan, tren, dan penambahan)

 

Mereka yang diyakinkan diluar kehendak mereka tidak akan mengubah pendapat mereka

12 belas peraturan untuk menyatakan ketidaksetujuan dengan baik:

Kebijaksanaan, toleransi, dan pengertian memungkinkan menyatakan ketidaksetujuan tanpa terlihat menyebalkan

1. Beritahu manfaat yang diragukan orang lain

2. Dengarkan

3. Saat tidak setuju dengan seseorang, harus selalu bertanggung jawab atas perasaan

4. Bersikap lembut

5. Bersikap sopan : tujuan adalah membuat orang lain beralih cara berpikir

6. Hilangkan kata tetapi atau namun dari kosa kata, awali dengan:

- Ayo, kita juga membahas

- Bagaimana dengan sudut pandang ini

- Apa yang akan terjadi jika

-Apakah anda pernah memikirkan

- Bandingkan ide dengan ide ini

- Itu perspektif yang menarik

- Saya tidak pernah memikirkannya seperti itu

- Saya senang kita berdua setuju dengan

7. Nyatakan sudut pandang atau opini dengan bukti yang relevan dan faktual

8. Biarkan pihak lain menyelamatkan mukanya: jika ingin mendapatkan teman dan memengaruhi orang lain, harus selalu bisa melihat dan menghomarti individualitas

9. Sadari kepekaan seseorang

      Beri perhatian pada pendapat orang lain, biarkan mereka terus merasa penting

10. Beri kesempatan pada pihak lain memecahkan situasi: orang cenderung mengikuti solusi yang mereka ajukan dengan komitmen dan antuasiem yang besar ketimbang solusi yang dipaksakan kepada mereka. Berikan saran untuk perbaikan dengan cara positif

11. Akhiri dengan positif: beri dukungan dan bantuan kepada orang lain dalam membantunya menanggulangi hal yang menyebabkan masalah, mengembangkn orang yang mau bekerja sama dan produktif yang akan menjadi aset berharga pada departemen

12. Berikan masukan yang konstruktif: efektivitas komunikasi dapat tingkatkan saat masing pihak mendaaptkan masukan yang jujur dari pihak lain, tidak ada orang yang senang dikritik, tetapi kritik yang konstruktif, jika disampaikan dengan diplomatis, nenjadi kontribusi yang signifikan pada perbaikan

Berikut beberapa saran untuk membuat masukan lebih cepat diterima orang lain:         

a. Nyatakan seluruh fakta yang ada

b. Sampaikan situasi yang ada secara langsung dan tertutup

c. Berfolus pada tindakan atau perilaku, jangan individunya

d. Pertama berikan pujian yang tulus kepada orang tersebut

e. Pertama tunjukkan empati, kemudian sampaikan kritik, ungkapkan kesalahan yang serupa, dan beritahu orang itu apa yang kita lakukan untuk mengoreksi kesalahan

f. Gunakan kemampuan hubungan manusia, jangan memerintah, alih ajukan pertanyaan dan berikan saran

g. Akhiri dengan suara yang ramah dan setuju untuk tidak membahas masalah lagi

Tujuan dari pihak lain membantu, bukan mengkritik:

a. Tetap tenang dan dengarkan kata

b. Pastikan memahami masalah dengan baik

c. Bersikap terbukalah pada perbaikan dan perubahan diri

d. Percayalah bahwa orang yang memberi masukan memiliki iktikad yang baik

e. Jangan bereaksi dengan defensif

f.  Jangan memberi alasan. Jika keadaan yang meringankan, tuturkan keadaan tersebut sebagai fakta, bukan opini

g. Berterima kasihlah kepada orang yang memberikan masukan

h. Sepakati tidak membahasnya lagi

Puji orang lain atas perbuatan mereka, kemudian perlahan bantu mereka mengatasi kekurangan mereka. Metode itu akan bekerja dengan baik di kantor, pabrik, dan rumah juga pada pasangan, anak, orangtua, dan nyaris semua orang di dunia ini                   

Kemungkinan besar masalah yang serupa pernah timbul di masa llau dengan menerapkan solusi yang berhasil sebelumnya, kemungkinan besar solusi berhasil kembali. Sebuah solusi yang sukses pada masa lalu belum tentuk sukses pada masa kini. Walaupun masalahnya terlihat seperti masalah yang sama, tapi keadaannya berbeda. Pastikan apa masalahnya                      

Klarifikasi masalah. Pelajari masalah dan cari masalah yang sebenarnya. Bisa jadi masalah bukan seperti yang pertama kali dilihat

Agar dapat menemukan penyebab masalah dalam pekerjaan, harus mencari faktor kritis yang membuat masalah timbul. Hal ini membutuhkan studi yang mendalam dan analisis secara seksama

Kembangkan beberapa kemungkinan solusi. Bukan karena solusi yang masuk akal langsung muncul dibenak, bukan berarti solusi yang terbaik. Sebaliknya mempertimbangkan beberapa kemungkinan solusi sebelum memilih salah satu untuk dilakukan. Jaga pikiran agar terus terbuka. Cari saran paling dekat dengan masalah, orang yang akan bekerja dengan situasi yang dihadapi dan akan terlibat mengimplementasikan tindakan yang akan diambil, panggil para ahli dari perusahaan agar dapat mengambil keuntungan dari pengalaman dan pengetahuan. Jadilah kreatif, konsep inovatif bisa digunakan untuk memecahkan masalah   

Pertimbangkan seluruh faktor yang ada dan tentukan alternatif mana yang terbaik, untuk melakukannya, meninjau masalahnya dan menentukan pencapaian solusi yang terpilih jika ingin memecahkan masalah. Buat daftar hal yang bersifat wajib bagi solusi. Daftar bisa mencakup batasan waktu, penggunaan personel, penggunaan sumber daya lainnya. Kemudian buat daftar hal yang tidak bersifat wajib, tetapi akan membuat solusi yang terpilih menjadi lebih baik lagi dibandingkan jika hanya memenuhi daftar hal bersifat wajib

Saat New Wave Hairdressers mencari lokasi baru, mereka membuat daftar faktor yang bersifat wajib dalam mengambil keputusan:

1. Lokasi tersebut harus berada di sebuah pusat perbelanjaan

2. Luasnya tidka boleh lebih dari 370 meter persegi

3. Biaya sewanya tidak boleh lebih dari $”X” per bulan

4. Kita bisa mulai beroperasi tidak lebih dari 6 bulan dari sekarang

Akan lebih baik jika:

1. Luasnya 420 meter persegi dengan harga sewa yang sama

2. Pihak yang menyewakan bersedia menutupi biaya redekorasi

3. Tidak ada salon lain di pusat perbelanjaan

4. Terdapat butik kelas atas dipusat perbelanjaan

4 faktor terakhir tidalk bersifat wajib, tetapi akan lebih baik jika terpenuhi

New Wave tidak boleh mempertimbangkam sebuah lokasi kecuali lokasi memenuhi faktor yang bersifat wajib. Pertimbangkan berbagai faktor yang tidak bersifat wajib, mereka bisa menentukan tawaran mana yang terbaik untuk mereka

Mengambil tindakan. Setelah keputusan dibuat, laksanakan keputusan, setiap orang yang terlibat dalam menerapkan solusi harus dibergi bagian. Sumberdaya harus dikerahkan dan tindakan dimulai

Menindak lanjuti. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui solusi ini bekerja atau tidak? Kemudian tentukan tanggal untuk menindaklanjuti jalannya solusi, pada tanggal tersebut, evaluasilah efek yang timbul karena diterapkannya solusi dan jika efek bukan sebuah jalan keluar dari masalah, hentikan penerapan solusi dan pilih salah satu alternatif solusi lain. Tidak ada alasan untuk terus berpegang kepada sebuah solusi yang tidak efektif saat ada alternatif lain yang bisa dicoba

Sebelum sebuah produk, organisasi, perusahaan yang sempurna diraih, akan terus berhadapan dengan isu negatif pelanggan, 8 proses:

1. Sapa. Awali dengan ramah

2. Dengarkan. Tunjukkan empati dan jangan menaggapi cepat, berkomentar singkat atau mengulang kata atau mengucapkan komentar pelanggan dengan kata sendiri

3. Tanya. Bertanya untuk mengklarifikasi keluhan pelanggan. Hal ini untuk mengetahui kebutuhan mereka. Tahan untuk menanggapi sampai memahami isu yang membuat pelanggan keberatan. Pertanyaan yang mendasar menangkap fakta dasar permasaahan. Memberi kesempatan untuk menghilangkan beberapa emosi yang terdapat pada keluhan. Pertanyaan yang me;uas membuat mengumpulkan detail lebih banyak memberi kesempatan kepada pelanggan untuk mengembangkan isu dan perasaannya. Pertanyaan cukup singkat sehingga pelanggan terdorong untuk bicara lebih banyak. Contoh: coba ceritakan apa yang salah. Pertanyaan yang mengevaluasi membantu mendapatkan pemahaman tentang seberapa parah masalah yang ada dalam benak sang pelanggan. Contoh: anda ingin kami melakukan apa. Mengevaluasi langkah yang harus diambil untuk memuaskan pelanggan

4. Tunjukkan empati. Cari titik dimana setuju dengan pelanggan, bukan dengan keluhan pelanggan

5. Tangani isu yang ada. Setelah menangani isu emosi. Harus melakukan segalanya dalam kekuasaan untuk memecahkan aspek praktis yang berada di balik keluhan, harus bertanggung jawab atas tindakan yang dilakukan organisasi. Jika membutuhkan bantuan untuk menghubungi pelanggan kembali, lakukanlah dengan cepat dan seksama. Orang yang diselesaikan masalahnya akan mengajak berbisnis

6. Uji dengan pertanyaan. Bertanya untuk menguji seberapa baik telah menangani emosional dan praktis suatu keluhan sehingga lebih mudah mengakhirinya dengan positif

7. Tawarkan bantuan tambahan. Tanyakan apa yang bisa dilakukan untuk pelanggan. Hal ini bisa mengalihkan percakapan dari topik keluhan yang ada, sehingga lebih mudah mengakhiri dengan positif

8. Hubungi kembali. Sering kali keluhan tidak dapat diatas saat melakukan kontak pertama kali.  Bahkan jika keluhan sudah diatasi, cari alasan untuk menghubungi pelanggan kembali

Sikap negatif berakar pada faktor kepribadian jangka panjang yang berada di luar kemampuan manapun untuk mengatasinya

Peraturan yang baik dalam berurusan dengan orang negatif adalah mengakui argumen mereka dan membujuk mereka bekerja sama untuk menanggulangi masalah yang mereka rasakan sehingga proyek dapat berjalan. Buat orang menjadi bagian dari solusi ketimbang menganggapnya dengan masalah tambahan

Beberapa masalah yang disebabkan oleh orang negatif:

a. Menolak berubah. Orang yang berpikir positif dapat dibujuk untuk berubah dengan menyampaikan argumen logis. Orang negatif menolak berubah karena pada dasarnya mereka hanya ingin menolak

b. Berdampak pada semangat kelompok. Sikap negatif akan menyebar dari satu orang kepada orang lain, sulit menjaga semangat tim dalam situasi. Saat menyampaikan ide kepada orang negatif usahakan agar mereka mengekspresikan keberatan mereka dengan terbuka.

Banyak pemikir negatif tidak sadar bhawa perilaku mereka mengganggu orang lain. Beri saran kepada mereka agar mereka mengikuti program yang dapat memperbaiki kepribadian, program seperti ini membantu banyak orang menanggulangi negativitas dan tidak hanya meningkatkan kinerja dalam pekerjaan mereka, tetapi dalam seluruh kehidupan mereka

Bekerja ke arah siutasi menang – menang. Dengan mempersiapkan secara hati – hati dan mencamkan dalam hati teknik terbaik dalam menghadapi manusia, dapat menyampaikan dan menjual ide kepada orang lain dan mendapat kepuasan yang besar saat menyaksikan ide dijalankan seluruh pihak yang terlibat dengan antusias

Prinsip:

1. Tunjukkan rasa hormat kepada opini orang lain, jangan pernah berkata kepada seseorang bahwa dia salah

2. Jika salah, cepat akui kesalahan sambil menunjukkan empati

3. Awali dengan ramah

4. Buat orang lain dengan cepat berkata Ya

5. Biarkan orang lain berbicara banyak

6. Biarkan orang lain merasakan ide yang ada sebagai miliknya

7. Dengan jujur cobalah untuk melihat keadaan dari sudut pandang orang lain

8. Tunjukkan simpati pada ide dan keinginan orang lain

9. Gugah sifat baik

10. Dramatisir ide

11. Ajukan tantangan

Teknik komunikasi yang sering digunakan dan efektif adalah pertemuan, pertemuan memungkinkan komuniiasi disampaikan kepada sekelompok orang pada saat bersamaan. Namim pertemuan dapat sangat membuang waktu jika tidak direncanakan dengan baik

Dalam kebanyakan bisnis dan organisasi sejumlah besar pekerjaan ditugaskan kepada komite. 

Tetapkan sasaran yang jelas dan masuk akal

Menyelesaikan ketidaksetujuan

Laporan komite. Komite bertanggung jawab mengimplementasikan tindakan yang direkomendasikan. Komite yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang. Menugaskan masing aspek pekerjaan kepada orang kompeten, membuat seluruh anggota terlibat, dan menindaklanjuti untuk memastikan hal yang direncakan dan ditugaskan diselesaikan

Membuat komite bekerja

Batasi siapa yang hadir

Rencanakan sebuah agenda dan terus berpegang pada agenda. Taruh topik yang paling rumit di awal program. Setidaknya 3 hari sebelum rapat, agenda harus dikirimkan kepada seluruh pihak yang akan hadir. Ini memungkinkan mereka mempelajari topik dan mempersiapkan kontribusi. Terus berpegang pada agenda, topik yang tidak ada dalam agenda tidak boleh disinggung kecuali kecelakaan darurat. Usulkan agar topik yang tidak ada di agenda dimasukkan ke dalam agenda pertemuan berikutnya

Usahakan semua orang terlihat. Para pendengar harus didorong mempelajari agenda dan mempersiapkan diri membahas setiap masalah. Jika data spesifik diperlukan untuk menyampaikan sebuah poin, atur agar data berada dalam bentuk alat bantu visual yang mudah diikuti (bagan atau selebaran) dan bawa alat bantu visual ke pertemuan. Dorong para peserta berdiskusi dan ciptakan suasana yang membuat orang dapat menyatakan ketidaksetujuan tanpa rasa takut atau diolok atau menimbulkan dendam. Jika memang dibutuhkan, sediakan salinan diagram, diagram alur, atau alat bantu visual lain yang bisa dibawa pulang oleh partisipan. Salinan untuk mengingat materi dan gambaran. Jika selebaran atau materi dibaca tebal, bagikan jauh sebelum pertemuan berlangsung agar anggota tim dapat mempelajarinya. Rapat harus difokuskan pada mendalami, mendemonstrasikan, dan mengklarifikasi informasi bukan memperkenalkan konsep baru, terlebih materi teknis atau materi yang pelik. Sebagai pemimpin rapat, lontarkan pertanyaan yang menstimulasi diskusi, bersikap terbuka pada pertanyaan dan perbedaan pendapat

Jangan mendominasi rapat

Kita hidup pada zaman yang serba cepat, jika ingin mengatakan sesuatu, katakan dengan cepat, langsung tuturkan maksud, kemudian berhenti bicara, beri orang lain kecepatan bicara

Kendalikan mulut

Akhiri dengan sesuatu yang menggebrak

Di akhir rapat setelah seluruh hal dalam agenda dibahas, pemimpin rapat harus membuat rangkuman apa saja yang sudah dicapai, jika semua anggota tim diberi tugas saat pertemuan berlangsung, minta mereka menuturkan berdasarkan pemahaman mereka tugas yang diharapkan dan kapan harus dikerjakan. Hal ini akan memberikan umpan balik kepada pemimpin dan seluruh partisipan

Buat catatan

Catatan tidak perlu berupa transkrip yang mendetail dari seluruh diskusi, tetapi ringkasan dari keputusan yang diambil dari setiap isu. Setelah rapat, bagikan salinan catatan tidak hanya kepada para pendengar tetapi juga kepada orang yang terkena dampak dengan hasil rapat. Catatan ini akan membuat partisipan rapat dengan apa yang telah diputuskan berguna sebagai sarana komunikasi kepada mereka tidak hadir

Pertemuan dalam organisasi sukarelawan

Peraturan yang sama diterapkan dalam rapat bisnis harus diterapkan dalam rapat dewan organisasi sukarelawan, seperti kelompok agama, perhimpunan komunitas.klub sosial, dan komunitas serupa. Terkadang rapat diadakan dalam suasana lebih formal. Biasanya rapat diawali dengan membacakan catatam rapat sebelumnya, dan jika perlu mengoreksi. Laporan ketua beberapa subkomite, diskusi tugas lama, dan dilanjutkan dengan pembahasan tugas baru. Ganti istilah tugas baru dengan saran untuk rapat berikutnya

Saran menghadapi ketidaksetujuan :

1. Terimalah fakta bahwa orang tidak setuju dengan bisa jadi benar.  Lontarkan pertanyaan agar bisa memahami dari mana orang berasal. Dengarkan untuk benar dan menghargai kenapa orang memegang keyakinannya. Jernihkan kesalahpahaman yang ada. Dilain pihak, orang bisa menyampaikan fakta yang tidak disadari dan mungkin membuat harus meninjau kembali argumen

Sering kali alasan ketidaksetujuan adalah atas dasar emosi, bukan fakta. Orang bisa bereaksi dengan negatif pada ide karena beberapa alasan pribadi.  Coba mencari tahu ketidaksetujuan dan hadapi. Jangan mengonfrontasi 

Evaluasi diri dalam rapat. Sebelum rapat : 

- Apakah mempersiapkan agenda rapat

- Apakah membagikan agenda kepada seluruh peserta sebelum rapat dimulai?

- Apakah telah membuat jadwal kapan rapat dimulai dan diakhiri?

- Apakah mempersiapkan alat bantu visual dan atau selebaran?

- Apakah mengalokasikan segmen program kepada para partisipasi?

- Apakah menunjuk seorang peserta untuk mencatat jalannya rapat?

- Apakah mempersiapkan seluruh peralatan yang diperlukan: papan tulis dan kapur, sandaran papan kertas, papan kertas dan spidol, komputer dan proyektor untuk powerpoint, proyektor,salindia,dll

Saat rapat:

- Apakah menjalankan rapat sesuai agenda?

- Apakah setiap peserta berpatisipasi?

- Apakah berhasil mengandalkan orang yang tidak bisa menutup mulut dan suka mendominasi?

- Apakah membagikan tugas dengan adil?

- Apakah menahan diri untuk tidak mengekspreksikan ide sampai para peserta selesai mengekspresikan ide merek?

- Apakah mendorong peserta untuk bertanya?

- Apakah mendorong partisipasi lain untuk menjawab pertanyaan yang ditanyakan rekan partisipasinya?

- Apakah merangkum poin kunci di akhir rapat?

- Apakah telah memastikan pengertian partisipan mengenai tugas mereka sebelum membubarkan rapat?

- Apakah mengakhiri rapat dengan pernyataan yang memotivasi atau dorongan untuk mengambil tindakan?

Setelah rapat:

- Apakah kita membagikan catatan rapat kepada seluruh peserta dan orang lain bisa terkena dampaknya?

- Apakah memeriksa kemajuan tugas yang dibagikan?

- Apakah mendapatkan umpan balik dari partisipan mengenai rapat?

Semakin banyak jawaban Ya, semakin efektif rapat berlangsung

Orang sukses akan mendapat keuntungan dari kesalahpahaman mereka dan mencoba kembali dengan orang berbeda

Mendapatkan yang terbaik dari rapat yang dihadiri, sebelum rapat:

- Pelajari agenda rapat. Ulas topik yang tercantum. Bahkan jika memiliki pengetahuan yang luas akan topik tetap harus memastikan pengetahuan akan topik tersebut sudah terkini atau tidak. Baca berkas sehingga tahu apa yang sudah dilakukan sampai saat ini. Jika memang ada kaitannya, baca artikel dalam publikasi teknis atau niaga yang mencakup hal yang akan dibahas dalam rapat

- Jika topik pembahasan merupakan hal yang baru atau tidak familier. Pelajari materi yang diberikan dengan seksama

- Buat catatan mengenai komentar, ide, atau pertanyaan yang mengenai topik

Saat rapat berlangsung:

- Partisipasi. Jika memiliki komentar, ide, atau pertanyaan jangan dipendam, jangan bicara sekadar bicara. Sampaikan poin dengan singkat

- Hadapi ketidaksetujuan. Kemungkinan partisipan lain tidak setuju dengan sudut pandang. Jangan masukkan ke dalam hati, saat menanggapi, berpegang pada fakta. Sebuah diskusi bukan sanggahan

- Berusaha mencapai kesepakatan. Jika tujuan rapat adalah memecahkan masalah, berikan kontribusi untuk mendapatkan solusi. Dengarkan sudut pandang orang lain. Mungkin sudut pandang tersebut lebih baik daripada sudut pandang kita. Berikan kesempatan bicara

- Catat keputusan penting yang diambil, atau informasi yang baru dipelajari

- Jika rapat dilangsungkan untuk membagi tugas kepada para peserta, langsung tawarkan diri untuk tugas yang paling menarik hati. Jika diam, mungkin akan mendapat pekerjaan yang tidak menarik dan mungkin tidak akan menikmatinya saat melakukannya

Setelah rapat:

Tinjau catatan. Ambil tindakan jika diperlukan, jika diberi tugas, bahas tugas dengan pemimpin rapat untuk memastikan memahami apa yang diinginkan dan kapan tugas harus diserahkan atau diselesaikan

Saran saat menghadiri pertemuan diluar berharga bagi waktu dan perhatian:

1. Persiapkan diri untuk pertemuan

    Pelajari agenda dengan seksama. Menghubungkan apa yang didiskusikan dengan masalah yang dihadapi organisasi

2. Bertemu dengan orang baru

     

3. Terus berpikiran terbuka

      Untuk mendapatkan hasil optimis dari apa yang dikatakan pembicara, jaga agar pikiran terbuka pada saran baru. Mendengarkan, mengevaluasi, mempertimbangkan dengan seksama dan secara objektif

4. Bersikap toleran

     Prasangka terhadap seorang pembicara mencegah banyak pendengar untuk benar menyimak ide sedang disampaikan

5. Catat

   Mencatat memiliki 2 fungsi penting. Dengan mencatat menjadi bisa mengatur apa yang didengar saat berada dalam rapat, sehingga memiliki pendengaran yang lebih sistematis. Catatan juga menjadi sumber untuk referensi yang mungkin dibutuhkan kelak

6. Sediakan satu halaman untuk ide

     

7. Bertanya

     Bertanya dengan jelas dan singkat. Saat presentasi formal berlangsung tidak sopan jika menginterupsi pembicara. Jika memiliki pertanyaan, tulis pertanyaan dihalaman terakhir buku catatan sehingga tidak akan melupakan pertanyaan yang ingin ditanyakan saat kesempatannya tiba

8. Jadilah partisipan aktif

     Berikan kontribusi dalam bentuk ide. Dengan memberikan ide, menyediakan pengalaman yang lebih kaya kepada orang lain, yang pada akhirnya menghasilkan hal dalam sebuah pengalaman yang lebih baik untuk diri sendiri

Setelah peristiwa

Setelah pertemuan, buat ringkasan apa yang telah dipelajari. Tinjau catatan ketika jalannya rapat, tulis atau diktekan laporan mengenai konferensi untuk arsip permanen. Laporkan apa yang telah diajari. Kiri memo atau laporan singkat kepada atasan atau orang lain dalam organisasi yang menemukan informasi yang berharga. Diskusikan dengan rekan. Dengan berbagi apa yang telah dipelajari menambah nilai perusahaan yang telah mengirim mengikuti program

Praktikkan

Jika tidak melakukan apa pun terhadap yang dipelajari dalam pertemuan hanya membuang waktu dan uang

- Saat pertemuan harus memiliki tujuan dan pemimpin pertemuan harus memastikan tujuan pertemuan rapat

- Beberapa hari sebelum pertemuan, siapkan agenda dan bagikan agenda kepada semua orang yang diharapkan kehadirannya

- Persiapkan materi dan peralatan yang ingin digunakan sebelum rapat berlangsung dan pastikan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjukkan visual tersedia. Pastikan jumlah salinan yang tersedia cukup untuk seluruh partisipan

- Ciptakan suasana yang memancing partisipasi, berikan semangat agar peserta yang malu atau tampak segan mau berpatisipasi dan seluruh peserta yang harus didorong untuk berpatispasi. Jangan biarkan orang yang tidak bisa menutup mulut mendominasi jalannya pertemuan

- Saat pertemuan berakhir, seluruh peserta harus memahami topik yang dibahas dengan baik. Beri kesempatan kepada semua orang untuk bertanya. Buat ringkasan apa saja yang telah dicapai. Jika peserta mendapat tugas saat pertemuan berlangsung. Pastikan mereka memahami apa yang harus mereka lakukan dan kapan mereka harus melakukannya. Akhiri pertemuan dengan dorongan untuk mengambil tindakan atau pesan yang inspiratif

- Menarik banyak kebaikan dari pertemuan atau konferensi yang dihadiri dengan mengikuti saran yang diberikan

Kata tertulis harus terdengar formal dibandingkan pesan yang disampaikan secara lisan. Hal ini menyebabkan surat dan memo ditulis kaku dan artifisial. Kata yang tertulis berbeda dari kata yang diucapkan karena arti yang disampaikan komunikasi lisan dibantu nada suara dan bahasa tubuh. Jika maksudnya tidak jelas, sang pembicara menyadari dari sikap orang yang menerima pesan dan pertanyaan yang dilontarkan

Mereka yang menerima tanggung jawab membuat diri mereka lebih menonjol dibandingkan orang lain di kantor, pabrik, atau tempat lainnya, dan merekalah orang yang bisa maju sambut tanggung jawab dengan tangan terbuka, lakukan hak ini dalam hal kecil serta yang besar dan kesuksesan pun akan menghampiri

Agar pesan tertulis dapat memberikan dampak yang sama kepada sang penerima pesan seperti pesan secara lisan, bahasa surat, dan memo yang ditulis harus sedikit berbeda dengan bahasa yang digunakan saat berbicara. Namun bahasa jangan terlalu berbeda.  Saran:

1. Rencanakan pesan yang ingin disampaikan sebelum menulis satu kata

Berpikir sebelum menulis. 

2. TAB pesannya 

    Sebuah peraturan yang bagus untuk diikuti adalah merencanakan dengan seksama apa ingin dikatakan sebelum menulis satu patah kata

T: think (pikirkan) situasinya. Kenapa saya menulisnya?

A: action (tindakan). Apa yang ingin saya raih?

B: benefit (keuntungan). Bagaimana pembaca capat menarik keuntungan dari hal ini?

Daftar ini akan membantu mengatur seluruh informasi mengenai situasi yang sedang dituls. Daftar ini menunjukkan apa yang ingin dicapai, bagaimana cara menghadapi, dan bagaimana tindakan akan menguntungkan pembaca

3. Menulis dengan singkat, padat, dan jelas

Lontarkan pertanyaan apa saja hal kunci yang harus dibahas, bagaimana menyampaikan hal ini dengan singkat dan menyediakan seluruh informasi dengan sejelas mungkin, setelah menulis naskah pertama, baca kembali masing kalimat dan tanyakan, apakah kalimat ini benar dibutuhkan

4. Hindari jargon

Bisa menggunakan inisial, akronim, dan jargon lain saat berkomunikasi dengan orang yang biasa menggunakan jargon di bidangnya

5.Gunakan kalimat yang pendek dan menggebrak

    Kalimat sederhana yang deklaratif sering kali menjadi pilihan terbaik. Hindari penyusunan seluruh kalimat dengan cara sama, buat poin utama dalam format seperti judul berita surat kabar. Tambahkan detail yang sesuai dengan menggunakan struktur kata yang lebih bervariasi

6. Langsung sampaikan poinnya

    Jauhi pembentukan kalimat yang rumit atau frasa berlebihan. Jaga tulisan sesingkat mungkin, tetap buat tulisan menjadi menggebrak. Membuat poin menunjul adalah dengan menuliskan dalam format buletin:

- Jadikan poin utama sebagai judul dengan menggunakan cetak tebal

- Bagi tubuh surat atau memo menjadi beberapa bagian yang terpisah, masing bagian untuk poin tambahan

- Gunakan tanda bintang atau bulatan untuk menyorot poin utama

- Jika pantas gunakan grafik, bagan, atau alat bantu visual lainnya untuk memperbesar dampak kata

7. Berbicara kepada sang pembaca

      Pesan akan menjadi lebih jelas dan lebih mudah diterima pembaca jika ditulis dengan cara berbicara, bersikap  informal, santai, bicara dengan sikap, kosakata, aksen, idiom dan ekspreksi yang bisa digunakan

8. Gambarkan pertanyaan langsung

      Sebuah percakapan tidak hanya satu arah. Dengan menggunakan pertanyaan dalam surat, mendapatkan perhatian pembaca ke titik spesifik. Setelah mengutarakan sebuah poin, ajukan pertanyaan yang berhubungan, hal ini untuk pembaca merenungkan pesan berdasarkan kebutuhan spesifiknya

9. Menulis seperti sedang berbicara

    Buat sebuah surat yang terdengar lebih personal. Kita merupakan kata formal

10. Gunakan kalimat yang pendek dan tajam

      Pembaca biasa bisa mencerna begitu banyak kata sebelum matanya istirahat sebentar. Jika sebuah kalimat terdiri dari terlalu banyak kata, kemungkinan sang pembaca tidak bisa menangkap pesan dalam kalimat secara penuh. Studi menunjukkan bahwa kalimat yang tidak lebih dari 20 kata lebih mudah dibaca dan diserap. Dalam rangkaian  kalimat biasanya cukup jelas terlihat dimana satu ide berakhir dan ide lain berawal. Batasi setiap kalimat untuk menyampaikan 1 gagasan, tujuan adalah menyampaikan gagasan kepada pembaca bukan menciptakan prosa yang tidak berujung, juga bisa menggunakan bantuan kata yang pendek daripada menggunakan kata panjang. Bahasa teknik pantas digunakan saat menulis masalah teknis yang ditujukan kepada orang yang sudah mendapat pelatihan teknis, namun, saat menulis kepada orang yang mungkin tidak memiliki latar belakang di bidang, hindari penggunaan bahasa dan jargon yang kemungkinan tidak mereka kuasai

11. Berikan rasa kemanusiaan yang tepat pada surat

      Mengekspresikan perasaan alami bisa membuat pesan menjadi personal. Jika pesan yang disanpaikan berupa kabar baik, katakan bahwa senang, jika kabarnya merupakan kabar duka katakan turut prihatin. Menunjukkan rasa hormat,  bersikap soban, dan terlihat tertarik seakan orang yang akan menerima surat sedang berada dihadapan

12. Buat surat dan memo yang menjadi berkesan

      Memo dan surat visual tapi saat membacanya menjadi audio, menyerap data dengan membacanya untuk diri sendiri. Memproses dengan cara sama saat menghadapi kata yang didengarnya, dengan menambahkan alat bantu visual ke dalam memo dan surat, dokumen menjadi efektif. Dengan mengubah informasi ke dalam bentuk format, grafik, memo, dan laporan akan memberi dampak lebih besar, bagi orang yang membaca angka, angka ini dimasukkan sebagai data tambahan, jika gambar, foto, atau visual lainnya bisa digunakan, memo menjadi sebuah tayangan. Jika bagan berwarna alat bantu visual menjadi efektif. Jika grafik tidak bisa diterapkan, gunakan gambar kata dalam memo

Tujuan adalah membuat para pendengar melihat apa yang dilihat, mendengar apa yang didengar, merasakan apa yang dirasakan, rincian yang relevan, yang dirajut dalam bahasa yang konkret dan berwarna, merupakan cara terbaik dalam bahasa yang konkret dan berwarna merupakan cara terbaik untuk menciptakan kembali sebuah peristiwa sama seperti peristiwa tersebut terjadi dan menggambarkannya kepada para pelanggan

13. Jaga tata bahasa dan pengejaan

       

14. Mengakhiri kalimat

      Sebelum menulis paragraf terakhir di surat atau memo, tinjau apa yang ingin dicapai. Paragraf terakhir merupakan kesempatan terakhir untuk menyampaikan poin. Ucapan terimakasih selalu pantas digunakan

15. Berurusan dengan korespondensi yang masuk

       Komunikasi adalah jalan dua arah. Tidak hanya mengirimkan informasi, tetapi juga menerima infromasi. 

16. Baca surat atau memo sekali dan langsung ambil tindakan

      Saat membaca surat untuk pertama kali, buat catatan menggunakan kertas tempel mengenai poin kunci yang akan diperlukan saat memberi tanggapan, kemudian saat mendiktekan atau menulis balasan, tidak perlu membaca ulang seluruh surat. Gunakan  pendekatan sama dengan surat atau memo yang memerlukan  informasi tambahan. Saat membaca untuk pertama kali, catata informasi apa yang dibutuhkan, dari sumber mana informasi didapatkan, dan kepada siapa surat harus didelegasikan beserta instruksi yang berkaitan dengan surat

17. Jangan balas memo dengan memo lain

       Buat salinan dari memo asli dengan data yang ditambahkan

18. Delegasikan korospondensi

        

19. Buang

20. Ledakan surel 

       Surel adalah bentuk komunikasi tertulis. Surel dapat disimpan secara elektronik atau cetak. Saat menggunakan SMS dalam mengirimkan informasi yang lebih terperinci, gunakan saran sama untuk mengirimkan surel yang efektif disampaikan di halaman berikutnya

21. Buat surel menjadi menarik, ekspresif, dan melibatkan pembaca

      -  Pikirkan secara saksama apa yang akan ditulis. Jika pesannya lebih dari sekedar obrolan ringan, rencanakan apa yang akan ditulis dengan seksama seperti sedang menulis surat resmi. Jika memberikan ilustrasi pastikan pembaca tahu pasti tindakan apa yang diinginkan dari dirinya, jika menjawab sebuah pertanyakan, pastikan telah mengumpulkan seluruh infromasi yang dibutuhkan untuk pertanyaan dengan baik

- Gunakan judul subjek bermakna. Gunakan judul subjek yang berarti bagi penerima surel

- Ikuti saran  yang diberikan untuk menulis surat dan memo. Gunakan pendekatan TAB. Gunakan kalimat pendek dan menggebrak. Tulislah dengan jelas, ringkas, dan lengkap, jangan berbasa – basi dan pastikan surel singkat

- Jika ada berkas yang terlampir dalam surel, sebutkan di badan surel berkas apa yang terlampir sehingga pembaca bisa memeriksa untuk memastikan seluruh berkas diterima dengan baik atau tidak

- Jangan gunakan singkatan atau jargon kecuali yakin bahwa sang penerima surel memahaminya

- Baca surat dengan seksama dan lakukan periksa ejaan sebelum mengklik kirim, jika tidak puas jangan kirim surel tersebut, tunda saja pengirimannya, tinjau surel dan tulis ulang. Pastikan surel ok sebelum dikirimkan

Jika menyakini apa yang dilakukan, jangan biarkan apapun menahan dalam pekerjaan. Banyak pekerjaan terbaik didunia dilakukan melawan hal yang tampak mustahil. Yang penting adalah menyelesaikan pekerjaan

22. Kekacauan surel

23. siapa yang membaca surel

        Setiap surel yang dikirim melalui komputer perusahaan daapt dibaca siapapun di perusahaan

23. Surel versus telepon atas kunjungan

       Dengan menelepon bisa mendapatkan masukan secara langsung.          Hal ini tidak hanya membantu mengklarifikasi pesan, tetapi memastikan bahwa sama memahami hal yang terlibat dengan cara sama. Jangan menggantikan telepon dan kontak personal dengan surel. Kontak melalui telepon atau empat mata secara rutin dengan orang yang berurusan dengan memperkuat hubungan personal yang penting dalam membangun dan menjaga hubungan

24. Rangkuman hal yang harus dan jangan dilakukan dalam komunikasi surel:

a. Rencanakan surel dan pesan teks dengan seksama

b. Baca dan baca u;ang pesan sebelum mengklik kirim

c. Beritahu penerima saat surel tidak perlu dibalas. Hal ini akan menghemat waktu dan tidak membuat inbox surel jadi kacau balau

d. Gunakan bulatan poin ketimbang paragraf. Ini membuat poin kunci lebih mudah dibaca dan dipahami

e. Jangan kirimkan lelucon ke surel perusahaan

f. Langsung balas surel yang diterima, terlebih saat tindakan harus segera diambil. Kecepatan komunikasi merupakan keutungan utama dari medium    

g. Jangam gunakan surel untuk menggantikan hubungan telepon atau komunikasi personal. Penting untuk menjaga hubungan suara ke suara atau empat mata dengan orang yang berurusan

h. Jangan menjalankan permainan surel. Mengirim atau menanggapi surat berantai atau hal lainnya yang membuang waktu dalam jam kerja perusahaan dan menggunakan komputer perusahaan

i. Jangan mengunduh materi pornografi atau hal menghina kelompok ras atau etnis lainnya menggunakan komputer perusahaan. Ingat bahwa surel bisa dibaca siapa saja dan mungkin menyinggung perasaan orang lain dalam organisasi. Hal ini dapat menyebabkan rasa malu dan kemungkinan adanya tuntutan atas gangguan seksual atau ras

j. Jangan sebarkan gosip atau rumor melalui surel. Saat gosip disebar melalui telepon atau langsung dari mulut ke mulut, itu merupakan situasi yang buruk. Apalagi jika gosip disebarkan melalui surel karena jumlah orang yang menerima informasi menjadi bertambah banyak secara eksponensial

k. Periksa apakah surel yang penting telah diterima dengan meminta sang penerima surel untuk mengabari dan atau menindaklanjuti melalui telepon

l. Jangan kirimkan pesan ke daftar alamat surel kecuali pesan yang dikirimkan memang berhubungan dengan semua orang dalam daftar

25. Menulis laporan yang lebih baik

       Sebuah laporan yang baik harus memperbolehkan para pembaca mendapatkan pengetahuan cukup dari topik yang dibahas sehingga pembaca dapat mengambil keputusan yang dibutuhkan. Laporan harus ditulis dengan jelas dan ringkas dan menghindari tidak relevan topik pembicaraan

26. Dapatkan seluruh fakta

     Perencanaan dengan seksama harus dilakukan saat menyusun laporan:

- Definisikan masalah

- Dapatkan fakta

- Analisis fakta

Dalam mengumpulkan dan menganalisis fakta, penggunaan semacam sistem untuk menyimpan informasi dengan teratur sangat membantu

27. Menulis laporan

       Bahasa dan format harus familier bagi orang atau orang yang akan membacanya. Ketahui siapa pembacanya. Sesuaikan laporan dengan minat dan keinginannya laporan ditulis untuk orang tertentu jadi sesuaikanlah dengan keinginan orang tersebut

28. Format laporan

       - Nyatakan masalah dengan ringkas

       - Ringkasan dan rekomendasi

       - Informasi pendukung yang terperinci

       - Jaga bahasa yang digunakan

       - Sebaiknya sebuah laporan itu seberapa panjang

29. Menyerahkan laporan

       

- Rencanakan pesan yang ingin disampaikan sebelum menulis sepatah kata

- Tulislah secara singkat, padat, dan jelas

- Pesan akan terasa lebih jelas dan lebih mudah diterima jika gaya menulis sama dengna gaya berbicara

- Gunakan bagan grafik. Foto. Dan sebagainya di tempat yang pantas untuk mengklarifikasi atau mengembangkan pesan

- Pusatkan perhatian dengan seksama saat menulis surel dan pesan teks sama dengan seperti menulis surat biasa

- Saat menulis laporan, cari seluruh fakta, analisis situas, dan pahami apa yang benar diinginkan orang lain yang akan menerima laporan dan bagaimana cara mempresentasikan hal yang diinginkan oleh orang tersebut